Raekoja koosoleku planeerimine terviseprobleemi osas ei erine põhimõtteliselt raekoja planeerimisest mis tahes muul teemal, välja arvatud publiku koosseis ja paneeli liikmed, kes üritust esinevad. Sellegipoolest on igasuguse raekoja koosoleku edukaks kavandamiseks palju vaja. Peate kõvasti tööd tegema, värbama olulisi sidusrühmi ja veenduma, et olete andnud endale piisavalt aega, et kindlustada ajakirjanduse ja kogukonna tähelepanu.
Sammud
Osa 1 /3: Aluste rajamine
Samm 1. Moodustage planeerimiskomitee
Plaanikomitee idee on tugevus arvudes. Tervishoiuga on seotud vähe küsimusi, mis ei puuduta rohkem kui ühte organisatsiooni. Peate tuvastama oma kogukonnaga seotud organisatsioonid, mis on teie probleemiga seotud, veenma olulisi liikmeid raekoja eelistest ja värvama nad oma planeerimiskomiteesse.
- Näiteks kui teie murekohaks oli lapsepõlve toitumine, võivad mõned selle probleemiga tegelevad kogukondlikud organisatsioonid olla koolid, lastearstid, toidupangad, kirikud, põllumehed ja päevahoiuasutused.
- Enesereklaam võib olla äärmiselt veenev motivaator. Lähenege sihtorganisatsioonidele vaatenurgast, selgitades, kuidas raekojas osalemine võiks neile konkreetselt kasu tuua.
Samm 2. Lokaliseeri probleemid
Teid otseselt puudutava probleemi pärast on palju lihtsam muretseda. Selleks, et muuta oma raekoja teema vahetumaks ja köitvamaks, rõhutage pigem selle teema kohalikku mõju, mitte üleriigilist või ülemaailmset mõju.
- Näiteks kui teie linnas või osariigis on kõrge HIV -nakkuse või ülekaalulisuse määr, peaksite rõhutama pigem probleeme, millega teie piirkond kokku puutub, mitte probleeme, mis tulenevad HIV -i diagnoosimisest või ülekaalulisusest üldiselt.
- Nii et võite öelda: "Philadelphia linn peab meie kõrge rasvumise tõttu järgmise 15 aasta jooksul maksma 3,5 miljardit dollarit tervishoiukulusid rohkem", mitte "Rasvumine toob kaasa kõrgemad tervishoiukulud".
Samm 3. Tehke kindlaks eesmärgid
Teie koosoleku eesmärgid määravad vormi, keda kutsute ja kuidas seda reklaamite. Mõiste „raekoda” tähistab ainult sellist koosolekut, kus avalikkuse avatud küsimus ja vastus moodustavad suurema osa koosolekust.
Teie koosoleku eesmärgid võivad olla informatiivsed, teatud positsiooni propageerimine või poliitilistele kandidaatidele tagasiside andmine. Ehkki poliitilised kandidaat- ja propageerimiskoosolekud tõmbavad ilmselt kõige rohkem tähelepanu, ei pruugi need olla teie probleemi jaoks parimad. Näiteks kui avalik arvamus on teie organisatsiooni poliitiliste eesmärkidega vastuolus, võib teabekoosolek olla parem strateegia arvamuste muutmiseks vastavalt teie vajadustele
Samm 4. Valige vorming
Raekoja traditsiooniline formaat on mõeldud kolme kuni viie kõnelejaga paneelile ja moderaatorile, kes teeb lühitutvustuse, milles kirjeldatakse nende tausta ja positsioone. Seejärel avab moderaator publikule küsimusi. Kuigi publik võib teatud panelistile küsimusi esitada, peaks moderaator tegutsema abistajana ja kui nad arvavad, et programm oleks edenenud, esitades sama küsimuse mitmele paneelile, peaksid nad seda tegema. Muud vormingud võivad hõlmata järgmist:
- Puhas küsimuste ja vastuste vorm. See võib olla kasulik kandidaatide foorumile.
- Anonüümne küsimuste vorm, kus küsimused esitatakse eelnevalt ja moderaator valib, millised küsimused paneelile esitada. See vorming võib olla kasulik vastuoluliste teemade jaoks.
Osa 2/3: Koosoleku kokku tõmbamine
Samm 1. Valige asukoht, kuupäev ja kellaaeg
Koosolek peaks toimuma tsentraliseeritud, neutraalses, puudega inimestele ligipääsetavas kohas. Kirikud, raamatukogud, valitsushooned ja rahvamajad on kõik head valikud. Veenduge, et see ei oleks vastuolus mõne teise populaarse kogukonnaüritusega, ja pidage seda ajal, mil paljud inimesed saavad osaleda-nädalavahetusel või nädala jooksul õhtul.
- Hea rusikareegel on alati valida koht, mis on natuke liiga väike. Rahvarohke koht loob mulje aktiivsusest ja populaarsusest, mis on alati parem kui alternatiiv.
- Tehke üritus tasuta või nominaalse hinnaga, kuid julgustage osalejaid vastama-Facebooki leht, e-posti aadress või telefoninumber on lihtne ja odav viis seda teha. Oletame, et kaks kolmandikku "võimalustest" ei ilmu kohale.
- Veenduge, et teil oleks alternatiivne koosolekukoht juhuks, kui teie plaanitud koht läbi kukub.
Samm 2. Kutsuge paneelid
Panelistid on üks olulisemaid tegureid, mis aitavad kaasa raekoja edule või ebaedu. Kuigi kõige parem on, kui teie paneelil on märkimisväärseid asju, pole see alati valik. Järgmine parim asi on see, et paneelid esindavad märkimisväärseid organisatsioone ja/või märkimisväärse taustaga paneelrühmi-see annab sündmusele suurema usaldusväärsuse.
- Vaadake valitud ametnikke, akadeemikuid, kiriku- ja kogukonnajuhte ning ravi pakkujaid.
- See on veel üks valdkond, kus mitmekülgne planeerimiskomitee võib kasuks tulla. Mida kaugemale ulatuvad planeerimiskogukonna liikmete sidemed, seda tõenäolisem on, et saate kasutada mitmekesist ja põnevat ekspertide paneeli.
- Paneelide kutsumisel ärge jätke isikupära tegurit alla. Paneelid peaksid olema piisavalt usaldusväärsed, et inimesi raekotta tuua, kuid nad peaksid olema piisavalt põnevad, et inimesed räägiksid teie raekojast kaua pärast selle lõppu.
Samm 3. Värba moderaator
Moderaatorid on veel üks oluline tegur raekoja edus. Moderaatoril peab olema lugupidamine paneelide ja publiku vastu ning temperament pingete maandamiseks ja arutelu kiirendamiseks.
Mõelge moderaatorile nagu MC-nad peaksid olema karismaatilised, kuid mitte nii karismaatilised, et nad paneelid varjutavad või arutelus domineerivad. Meedia liikmed, pensionil olevad kohtunikud ja advokaadid ning vaimulikud võivad olla head kandidaadid
Samm 4. Lühidalt paneelidele
Veenduge, et teie paneelid teaksid raekoja vormist, teistest paneelidest, oodatavast osavõtust ja päevakorras olevatest teemadest. Niikaua kui nad on valmis, valmistage neid ette meediaga rääkimiseks.
On hea mõte, et teie paneelid saabuvad nelikümmend viis minutit kuni tund enne tähtaega, et saaksite vormingu ja teemad veel viimast korda üle vaadata
Samm 5. Pange kokku personal
Teatud võtmetöötajad on vajalikud koosoleku sujuva toimimise tagamiseks. Teil peaks olema keegi, kes vestleks meediaga, istuks külalistele ja jagaks paneelidele ja külalistele selliseid materjale nagu kohtumiste päevakavad.
Need kõik on vabatahtlike jaoks head tööd
Samm 6. Valmistage ette materjalid
Olenemata teie koosoleku suurusest, vajate külalistele, pressile ja paneelidele jagamiseks trükitud materjale. Teie korraldatava koosoleku tüüp määrab teatud tüüpi materjalid. Näiteks:
- Kui korraldate teabekoosolekut, on hea välja printida käsiraamatud või brošüürid, mis puudutavad mõnda teavet, mida te raekojas katate. Näiteks kui teie probleem on teie kogukonnas HIV, printige välja käsiraamat, mis sisaldab olulist statistikat HIV -i mõju kohta kohalikul tasandil.
- Raekoda koos poliitiliste kandidaatide või ametnikega võib sisaldada teavet kandidaatide või ametnike positsioonide ja parteide kohta, kuna see on seotud teie terviseprobleemiga.
Osa 3 /3: Koosolekuks valmistumine
Samm 1. Veenduge, et meedium kuvatakse
Ajakirjandus on eduka raekoja jaoks ülioluline. Ükskõik, kas raekoda keskendub probleemide propageerimisele, teabe levitamisele või poliitilisele foorumile, mõjutab selle tuntus nende eesmärkide saavutamist ja teie võimet tulevikus raekojaid kokku panna.
- Peate kirjutama pressiteateid, tuvastama ajakirjanikke, mis hõlmavad lugusid tervise, kogukonna või poliitika kohta, ja pöörduma nende poole regulaarselt.
- Pressiteade on meediaorganisatsioonidele saadetud lihtne dokument, mis selgitab sündmust ja miks see on tähelepanuväärne. Pressiteade on tavaliselt vähem kui lehepikkune.
- Uudised räägivad praegustest sündmustest, seega peate kindlasti ajakirjanikele rõhutama, miks raekoda on sündmus, mida kajastada nüüd ja mitte hiljem. Näiteks rasvumine on alati probleem, kuid see teeb uudiseid alles siis, kui uuring avaldatakse, et näidata veel üht põhjust, miks see halb on.
Samm 2. Pöörduge sarnaselt mõtlevate organisatsioonide poole
Planeerimiskomitee liikmed, paneelid ja nendega seotud organisatsioonide liikmed, kes ei ole raekoja otsene osa, peaksid kõik ürituse avalikustamiseks kasvatama.
Ärge unustage kasutada selliseid ressursse nagu ülikoolilinnakud, haiglad ja valitsusasutused. Postitage lendlehti, mis reklaamivad üritust nendes kohtades. Need võivad olla suurepärane võimalus kohalolekut suurendada
Samm 3. Tabas sotsiaalmeediat
Ärge unustage ulatuslikku probleemirühmade võrgustikku Facebookis ja teistes sotsiaalmeediaväljaannetes. Ärge pöörduge palgaarvestuses olevate inimeste poole lihtsalt telliste ja mördi organisatsioonidega. Postitage huvitatud ja sellega seotud organisatsioonide Facebooki gruppidesse, ajaveebidesse ja teadetetahvlitesse.
Veenduge, et teie paneelid ja liikmed reklaamiksid sündmust ka Twitteris, Facebookis ja Instagramis
Samm 4. Pange kokku presspaketid
Pressipaketti eristab pressiteade selle poolest, et see on materjalide pakett, mis antakse ajakirjanikele sündmuse toimumise päeval, mitte ajendiks sündmust kajastama. See peaks sisaldama järgmist:
- Pressiteade.
- Paneelide ja esinejate elulood.
- Teema teema kohta, sealhulgas asjakohased uuringud, statistika ja mõjutatud isikute isiklikud lood.
Samm 5. Oodake ootamatusi
Vahel paneelid ei ilmu. Mõnikord ujutavad meeleavaldajad koha üle. Lumetorm võib piirkonda pühkida eikusagilt. Ürituste planeerijana peate need ettenägematud sündmused ette planeerima, broneerides alternatiivsed kõnelejad või planeerides alternatiivsed kuupäevad.
- Kui teie raekoda on meeleavaldajate soostunud, võib vormingu muutmine olla asjakohane. Kui algne vorming on avatud küsimus ja vastus, hankige selle asemel eelküsimused. Kui meeleavaldajad on väljas, kutsuge nad sisse ja muutke küsimuste esitamise vormingut.
- Rivistage oma organisatsiooni või osalevate organisatsioonide alternatiivkõnelejad juhuks, kui plaanitud kõnelejat ei kuvata. Kui raekoda on poliitiliste kandidaatide vaheline foorum, rõhutage seda järeleandmatult meediale-see paneb nad soovima, et nad oleksid kohale ilmunud.
