Muudatused töökoha protseduurides annavad üldiselt positiivseid tulemusi, säästes ettevõtte aega ja raha või soodustades positiivsemat töökeskkonda. Muutus on põnev neile, kes sellega kergesti kohanevad, kuid mõne töötaja jaoks võib muutus olla võõras, häiriv või isegi hirmutav. Neil võib olla raske tundmatut omaks võtta, põhjustades stressi, või võivad nad muretseda uute poliitikate järgimise pärast. Töökoha juhina on teie ülesanne tagada, et kõik üleminekud toimuksid võimalikult sujuvalt. Uute töökoha protseduuride juurutamise ja rakendamise õppimine aitab teie töötajatel muudatustele tõhusalt üle minna, säilitades samal ajal kõrge töökoha moraali.
Sammud
Osa 1: 3: protseduuriliste muudatuste kavandamine
Samm 1. Olge kuludega kursis
Kui rakendate mõne järgmise aasta jooksul raha säästmiseks protseduurilist muudatust, võib see tunduda selge valik. Kuid kui see muudatus nõuab uute seadmete kulukat paigaldamist, töötajate olulist ümberõpetamist või uute töötajate palkamist uute ülesannete täitmiseks, peate võib-olla kulusid võrdlema, et näha, kas need kaaluvad üles pikaajalise kokkuhoiu ja kasu. Rääkige raamatupidajaga suhtelistest kuludest võrreldes pikaajaliste säästudega, et teha kindlaks, kas teie ettevõte saab neid muudatusi ellu viia, või proovige teha lihtsat tasuvusanalüüsi.
- Tasuvusanalüüsis võrreldakse eeldatavaid kulusid oodatava kasuga, et teha kindlaks parim ja kulutõhusam plaan.
- Lihtsa tasuvusanalüüsi tegemiseks jagage paberileht kaheks veeruks. Loetlege kasu ühes veerus ja kulud teises veerus. Võrrelge kahte loendit, et näha, milline tegevus on kõige kasulikum ja kulutõhusam.
Samm 2. Tee tutvustamine lihtsaks
Isegi kui teie sisseviidavad protseduurilised muudatused muudavad teie ettevõtte toimimisviisi radikaalselt, on oluline muuta need muudatused hõlpsasti kasutusele ja rakendada. Kui vähegi võimalik, proovige uusi muudatusi ellu viia etappide kaupa. Nii on teie töötajatel lihtsam uute protseduuridega kohaneda ja nendega kohaneda.
Võimalusel viige muudatused ellu viisil, mis võimaldab töötajatel samm-sammult kohaneda. Proovige uusi menetlusmuudatusi mitme nädala või isegi kuu jooksul edasi lükata, et võimaldada optimaalset kohanemist
Samm 3. Mõõtke selle edu
Olulisi protseduurilisi muudatusi tuleks teha põhjusel. Kui olete otsustanud, miks te neid muudatusi teete, on oluline leida viis muudatuste suhtelise edukuse mõõtmiseks. Kui muudatused peaksid säästma kulusid, siis tehke kulude võrdlus, et hinnata, kui tõhusad muudatused on olnud mitme kuu pärast. Kui muudatused peaksid parandama klientide rahulolu, siis tehke küsitlusi ja jälgige nende klientide arvu, kes on tehtud muudatustega rahul.
Kaaluge oma ettevõtte edu jälgimiseks enne ja pärast muudatuste rakendamist tasuta või odavate finantsvahendite kasutamist. Internetist leiate tasuta tööriistu, näiteks inDinero või Corelytics, või tellige samade pakkujate põhjalikum igakuine teenus
Samm 4. Koostage põgenemisplaan
Ilmselt loodate uute protseduurimuudatustega, et see parandab olukorda töökohal. Aga mida teha, kui juhtub vastupidi? Igal heal menetluslike muudatuste plaanil peaks olema varuplaan või kui kõik muu ebaõnnestub, siis põgenemisplaan muudatustest täielikult loobumiseks.
- Otsustage, kas uute muudatuste ebaõnnestumise korral lähtute vaikimisi vanadele protseduuridele või rakendate varukava. Varuplaani valimisel olge igaks juhuks paigas konkreetsed plaanid.
- Võimalik, et te ei taha oma töötajatele öelda, et teil on varuplaan või võite naasta vanade protseduuride juurde. Nende asjade rääkimine võib muuta teid juhina nõrgaks või ebaefektiivseks ning võib suurendada töötajate vastupanuvõimet muudatustele, kui nad teavad, et piisav häälekas vastuseis tagastab asjad endistele oludele.
Osa 2/3: Usalduse ja kontrolli säilitamine
Samm 1. Edastage oma visioon
Kui arvate, et teie tehtud protseduurilised muudatused parandavad ettevõtet ja/või töökohta, teavitage sellest. Andke oma töötajatele aasta pärast teada, kuidas te ettevõtet ette kujutate, ja pange paika strateegiad (sh need protseduurilised muudatused), mis aitavad ettevõttel jõuda sinna, kus see teie arvates peab olema.
- Jagage oma nägemust oma töötajatega. Kirjeldage selgelt ja lühidalt, mida soovite oma ettevõtte jaoks.
- Mõista oma töötajaid.
- Tugevdage oma töötajaid, lastes neil oma mõtteid, muresid ja üldist tagasisidet pakutavate muudatuste kohta väljendada. Kuid ärge kaotage oma ettevõtte organisatsioonilist struktuuri.
- Otsustage, kas oleks parem oma nägemust edastada ja muudatustest teada anda isiklikult või e -posti teel. Kiireloomulised küsimused on kõige parem edastada isiklikult ja kirjalikke/meilisõnumeid saab kergesti ignoreerida.
Eksperdi näpunäide
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Samm 2. Müüa vahetusraha
Ükskõik, milliseid töökoha protseduurilisi muudatusi proovite rakendada, ei pruugi piisata sellest, kui ütlete oma töötajatele lihtsalt: "Nüüdsest on see nii." Juhina on teie roll juhtida ja see tähendab, et saate oma töötajad 100%selja taha jätta. Kui olete muudatustest teada andnud, müüge need oma töötajatele. Aidake neil mõista, miks need muudatused on ettevõttele kasulikud ja lõpuks ka töötajatele kasulikud.
- Andke oma töötajatele teada teie (või ettevõtte) motivatsioon nende muudatuste rakendamiseks. Kui muudatused säästavad raha, siis ütle nii. Kui nad loovad parema töökeskkonna, siis andke sellest kõigile teada. Ükskõik, mis on motivatsioon, tehke selgeks, et nende muudatuste eelised kaaluvad üles kulud ja rakendamisprobleemid.
- Juhtige tähelepanu sellele, miks vana tegutsemisviis oli sobimatu või ebaefektiivne. Selge kontrasti korral võib töötajatel olla lihtsam mõista, miks see muudatus oli vajalik.
Samm 3. Eemaldage igasugune ebakindlus
Üks suurimaid põhjusi, miks töötajad muutustele vastu peavad, on hirm, mida nad tunnevad tundmatu ees. Kui teil on ebakindlust selle kohta, kuidas igapäevane äri toimib või väga konkreetsete rollide osas, mida teie ja teie töötajad nendes muudatustes mängivad, peate need ebakindlused kõrvaldama. Seda saate teha, ennetades oma töötajate küsimusi, kahtlusi ja hirme ning leevendades neid enne nende tulekut.
- Planeerige hoolikalt, kuidas ettevõte toimib ja millised (kui üldse) muudatused teie töötajate rollides toimuvad. Andke neile teada, et nende rollid ei muutu või kui nende rolle mingil moel mõjutatakse, siis olge sellest algusest peale selge.
- Proovige menetluslikke muudatusi raamistada nii, et töötajad näeksid neid muudatusi nende töö paranemisena. Kui eemaldate kahtlused, mis ümbritsevad ebamääraseid protseduurilisi teadaandeid, ja raamite need muudatused ümber, et luua parem töökeskkond või sujuvam toimingute järjekord, on teie töötajad tõenäoliselt rohkem kaasatud.
Eksperdi näpunäide
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Mitmekesisuse, võrdsuse ja kaasatuse konsultant
Meie ekspert nõustub:
Kui protseduurilisi muudatusi rakendatakse ja kehtestatakse uued reeglid või juhised, tehke selgeks, millised muudatuse aspektid on vaieldamatud ja millised on neisse paindlikud. Näiteks võite öelda,"
Samm 4. Aeg õige
Mõned ärieksperdid soovitavad, et menetlusteate väljakuulutamise aeg võib olla töötajate kaasamise suurim tegur. Puudub selge reegel selle kohta, millal ajastus on õige, sest iga olukord ja töökoht on erinev, kuid teadlik sellest, kuidas muudatused teie töötajaid mõjutavad, võib aidata teil väljakuulutamist ja rakendamist natuke paremini ajastada.
- Kui uued protseduurid nõuavad täiendavat koolitust, proovige nende menetluste rakendamist ajastada nii, et teie töötajatel oleks piisavalt aega valmistumiseks. Näiteks ärge teatage reedel uutest menetlustest, kui need jõustuvad järgmisel esmaspäeval. See võib nõuda töötajatelt nädalavahetusel koolitusele tulekut või rüselust, et muudatuste avaldamise päeval asjad selgeks saada.
- Kui vähegi võimalik, teatage protseduurilistest muudatustest paar nädalat enne nende toimumist. See annab kõigile võimaluse tutvuda uute protseduuridega, mõista nende erinevusi vanadest ja õppida tegema vajalikke muudatusi.
Osa 3 /3: muudatuste rakendamine
Samm 1. Ärge kaotage oma ettevõtte identiteeti
Menetluslikud muudatused on tavaliselt head, kuid need ei tohiks olla nii radikaalsed, et teie töötajad ei tunneks ettevõtet enam ära - vähemalt mitte üleöö. Pidage meeles, et lisaks mugavusele tuttavates võivad paljud teie töötajad olla lojaalsed ja pühendunud ettevõttele selle imago/identiteedi või algse missiooni pärast. Nende aspektide muutmine pikaajalise plaani kaudu on okei, kuid radikaalsete muudatuste tegemine lühikese aja jooksul võib teie kõige lojaalsemad töötajad võõrandada või ärevaks teha.
Samm 2. Otsige sisendit
Teie töötajate rahulolu on üks parimaid näitajaid muudatuste tõhususe kohta. Mõni töötaja peab muidugi muutustele vastu, olenemata sellest, mis juhtub, kuid teistele töötajatele võib üldine suund meeldida, samas kui neil on kahtlusi nende muudatuste tegeliku rakendamise suhtes.
- Lihtne viis töötajate rahulolu tagamiseks ja vajalike tulevaste muudatuste hindamiseks on paluda töötajatel muudatuste kohta tagasisidet. Andke neile teada, et kuigi te ei pruugi olla valmis muudatuste tühistamiseks, väärtustate töötajate panust ja koostööd nende muudatuste rakendamisel.
- Kaaluge töörühma või komitee moodustamist, et saada tagasisidet muudatuste elluviimise kohta ja anda teavet selle kohta, kuidas muudatusi edukamalt ellu viia.
Samm 3. Premeerige töötajate tulemuslikkust
Üks viis töötajate kaasamiseks uute protseduuriliste muudatustega on luua oma töötajatele lühiajalisi eesmärke ja premeerida neid, kes neid eesmärke täidavad. See võib tunduda ebaoluline samm, kuid see võib aidata luua muudatustele tuge ja sisendada tugevat soovi neid muudatusi ellu viia.
Näpunäiteid
- Võtke oma töötajad pardale ja kaasake protseduuride muudatustega võimalikult varakult.
- Proovige selle protsessi kavandamise või rakendamise osas töötajatelt abi otsida.
- Edendada paindlikkust töökohal. Mida paremini teie töötajad muutustega kohanevad, seda lihtsam on see protsess kõigile.
