Me kõik teame, et tööl korraldamine on oluline, kuid see on paljude inimeste jaoks pidev võitlus. Uskuge või mitte, kuid organiseerituna püsimine pole nii hirmutav, kui võib tunduda. Mõned kiirparandused ja mõned käimasolevad lahendused muudavad selle lihtsamaks, kui oleksite osanud arvata.
Sammud
Meetod 1 /4: ruumi ja aja haldamine
Samm 1. Jälgige oma tegevust
Veetke paar päeva päevikut või päevikut oma igapäevaste tegevuste pidamiseks. See aitab teil näha täpselt seda, mida teete, mida te ehk isegi ei mõista, ning annab esialgse pilgu organisatsioonilistele ja tootlikkuse lünkadele. Seda harjutust tuleks teha ka oma suure pildi eesmärke silmas pidades. Tegevuslogi kaudu näete, millised tegevused võivad aega raisata ja millised tegevused võivad teie eesmärke tegelikult edendada.
Samm 2. Määrake oma tootlikkuse ajad
Mõned meist on hommikuinimesed ja mõned meist närbuvad hommikuse mõtte peale. Teil võib juba olla tunne, millistel kellaaegadel olete kõige produktiivsem. Kas eelistate õhtut, hommikut, lõunaaega või vahetult enne või pärast tööpäeva tipptunde, kasutage neid aegu oma tootlikkuse maksimeerimiseks.
Samm 3. Seadke oma ülesanded tähtsuse järjekorda
Me kõik teame, et mõned ülesanded on tähtsamad kui teised, kuid me ei eelista neid alati vastavalt. Seega arendage paremusjärjestust, märkides näiteks olulisi ülesandeid või tärniga, ning olge ausad ja paindlikud. Kasutage meeldetuletusi kas digitaalse kalendri või arvuti või laua kleepuvate märkmete kaudu. Pühendage rohkem aega ja energiat oma loendis esmatähtsatele üksustele. Näideteks on ajasäästlikud ülesanded, näiteks asjad, mis tuleb tähtajal lõpetada või homme. Samuti võite eelistada klientidele, ülemustele või kõigile teistele arvete tasumist. Ja kui te pole kindel ülesande tundlikkuses või tähtsuses, on alati hea küsida.
Samm 4. Lööge kiireid ülesandeid kohe välja
Kõiki ülesandeid ei pea seadma tähtsuse järjekorda ja planeerima need tulevase lõpuleviimise ajaks. Mõne ülesande kavandamiseks või ajastamiseks kulub peaaegu sama palju aega kui nende täitmiseks. Kui see nii on ja saate need ülesanded kohe välja lüüa, tehke seda igal juhul! Kiirete ülesannete kohene käsitsemine aitab ka venitamist vältida.
Samm 5. Halda segadust ja töömaterjale
Meie lauad lähevad hõlpsalt segadusest tornaado saitidele, takistades ilmselgelt korraldamist. Mõned inimesed tegutsevad isegi ainult puhta laua poliitika järgi. Kuigi see pole absoluutselt vajalik, tehke oma tööruumi puhastamiseks samme.
- Declutter. Visake oma prügi prügikasti ja viilige süstemaatiliselt vajalikud materjalid. Eemaldage segadus igal võimalusel: tööpäeva ajal, puhkepausidel või ülesannete vahel.
- Koristage kohe enda järel. Nii on see teie peas. Lisaks väldite vältimatut ärevust, kui praegune segadus muutub teie tulevase segaduse osaks.
- Hoidke vajalikud tarvikud käepärast. Kõik teie ümber pole muidugi segaduses. Vajalike tööriistade olemasolu säästab teie aega ja kasutab teie väärtuslikku ruumi hästi.
Samm 6. Planeerige tegevused ja kohtumised
Mõned inimesed planeerivad ainult koosolekuid, kuid mitte tegevuste loendis olevaid tegevusi. Abiks võib olla nii tähtsamate ülesannete kui ka kohtumiste ajastamine. Samuti võite oma päevi koguda, korraldades näiteks kohtumisi ainult teisipäeviti ja neljapäeviti. Hoidke oma ajakavas ka auke, et saaksite loominguliselt aega iseendale või ootamatustele vastu tulla.
- Kasutage korraldajat ja kalendrit. Need võivad olla pliiatsi- ja paberikorraldajad või tarkvarapõhised kalendrid ja isikliku assistendi rakendused, näiteks iCalendar või Google Now.
- Klassifitseerige oma tegevused. Tegevuste liigitamine või värvikodeerimine võib anda teile kiire visuaalse meeldetuletuse selle kohta, mis on oluline. Näiteks võivad kategooriad hõlmata kirjavahetust, projekte, üritusi, koosolekuid, ajurünnakuid ja isegi vaheaegu või treeninguid ja jõusaali.
- Täiustage oma tehnoloogiat. Näiteks veebipõhised korraldajad ja e-posti platvormid, näiteks Outlook, saavad teie ülesannete loendeid, kalendreid ja aadresse kombineerida. See mitte ainult ei suurenda teie tõhusust, vaid aitab ka teie mõtlemist sujuvamaks muuta.
- Delegeerige igal võimalusel. Tööpäeva hulluses on lihtne unustada, et te ei pea kõike ise tegema. Delegeerige assistendile või, kui olete eriti soostunud, paluge kolleegil teha teile kindel ja aidata teil teatud ülesannet täita. Saate need alati hiljem tagasi maksta, kui asjad aeglustuvad.
2. meetod 4 -st: süstemaatiline e -posti käsitlemine
Samm 1. Kontrollige e -posti ajastatud aegadel
Mitte kõik meist ei pea olema oma postkasti külge liimitud, kuna paljud sõnumid ei ole tegelikult nii tundlikud, kui arvame. Kui töötate töökohal, mis ei nõua kohest e-posti järelkontrolli, kontrollige oma e-posti ettenähtud ajal ainult umbes kolm kuni neli korda päevas.
Samm 2. Failide saatmine
Kasutage failikaustu ja lippe enda kasuks, selle asemel et lasta sõnumitel oma postkasti koguneda. Varaks võivad olla näiteks Outlooki kaustad ja alamkaustad või Gmaili sildid ja mitu postkasti. Kui olete näiteks ajakirjanik, võivad teie kaustad olla nimega Praegused lood, Tuleviku lood, Vanad lood, Intervjuud ja allikad ning Esitlused ja ideed.
Kustuta ja arhiveeri. Arhiveerige oluline, vana kirjavahetus ja kustutage ülejäänud. Ülaltoodud näites on "Vanad lood" ajakirjaniku arhiivikaust. Kui hakkate vanu e -kirju kustutama, olete üllatunud, kui palju e -kirju on rohkem väärt prügikasti kui kaust. Mõned inimesed vannuvad ka „postkasti nulli”, mis tähendab, et lugemata e -kirju pole (või postkastis pole ühtegi e -kirja, punkt). Lisaks kaustade ja siltide kasutamisele saate postkasti nulli saavutada, kasutades oma arhiivimisfunktsiooni, kustutades seisaku ajal vanad e -kirjad ja kasutades e -kirjade tühjendamise rakendusi
Samm 3. Kasutage muid suhtlusvorme, kui need on tõhusamad
Mõnikord võib kiire telefonikõne teha 10 edasi-tagasi e-kirja tööd. Kui jah, helistage! Kui teate, et meilivahetus väärib arutelu või hõlmab märkimisväärset edasi-tagasi liikumist, on mõnikord parem helistada. Sageli saate telefoni teel rohkem üksikasju, samal ajal kui teie ja arutelu teine osapool väldite pikkade, aeganõudvate meilide koostamist. Võite isegi saata kolleegile e -kirja ja öelda: „Mul on teile selle kohta palju küsimusi. Võib -olla oleks helistamine lihtsam. Kas ma saan teile helistada 5?"
Samm 4. Piirake katkestusi
Kuigi strateegilised pausid on kasulikud, ei ole katkestused teie tööajal mitte. Katkestused võivad sind aeglustada, töörütmi lõhkuda ja mõttekäigu kaotada. Niisiis, proovige kasutada eemalolevaid sõnumeid ja kõneposti, kui teate, et olete liiga hõivatud. Need tööriistad pole mõeldud ainult siis, kui te pole füüsiliselt kontoris; neid saab kasutada, kui olete lihtsalt liiga soostunud. Paljudel inimestel on ka avatud uste poliitika, kuid tegelikult ei pea te oma ust alati lahti hoidma. Võite isegi jätta uksele sõbraliku märkuse, mis ütleb: „Käimas on konverentskõne” või „Hõivatud. Palun tule hiljem tagasi või saada meil."
Samm 5. Kasutage pilve
Pilvandmetöötlust tasub kaaluda, sest see võib olla odavam, skaleeritavam, tõhusam ja hõlpsamini uuendatav. Pilves saadaval olev sisu on eriti kasulik, kuna pääsete sellele juurde kõikides seadmetes: arvutites, tahvelarvutites, nutitelefonides jne. Pilvesalvestus toimib ka digitaalse varundamise esmase või teisese vormina. Võtke ühendust oma IT -halduri või tarkvarapakkujaga, sest teil võib juba olla teatud kogus vaba kettaruumi pilves või väikese aastatasu eest.
Samm 6. Kasutage järjehoidjaid võrgus
Kõigil suurematel brauseritel on järjehoidjafunktsioonid, kuhu saate salvestada ja korrastada oma lemmik- või kõige sagedamini külastatud veebiaadressid kiireks ja lihtsaks juurdepääsuks. Kasutage neid ära, et te ei unustaks olulisi saite uudiste või valdkonna värskenduste otsimiseks.
3. meetod 4 -st: aja kasutamine teie kasuks
Samm 1. Vältige multitegumtööd
Tundub, et kõik eksperdid nõustuvad sellega. Kuigi see võib teleris kiirelt tunduda või lahe välja näha, ei ole multitegumtöötlus tõhus ja võib teie organisatsiooni tõhusust kahjustada. Selle asemel pühendage kogu tähelepanu ühele ülesandele korraga, tegelege sellega ja liikuge loendi järgmise üksuse juurde.
Samm 2. Koostage endale ajakava või ajakava
Õnneks ei nõua enamik töid teie päeva kõikide minutite ajastamist. Oma päeva tipphetkede ja tähtsamate ülesannete ning sündmuste põhiplaani pidamine võib aga aidata teil ülesandeid hoida.
- Määrake teatud tegevustele ajapiirangud. Mõned ülesanded ei nõua määratud ajapiiranguid, kuid teistel peaksid olema tootlikkuse suurendamiseks ajaparameetrid. Mõelge kogu päeva jooksul ülesannetele, mis võtavad tavaliselt rohkem aega kui vaja, ja määrake neile ajapiirangud.
- Eelarve lisaaeg muudeks tegevusteks. Mõned ülesanded, nagu olete kogemustest õppinud, võtavad tavaliselt oodatust rohkem aega, kuid see pole tingimata halb. Seda tüüpi tegevuste ning eriti oluliste sündmuste ja kohtumiste puhul, näiteks eelarve lisaaeg enne ja pärast.
Samm 3. Kasutage taimerirakendust, stopperit või äratuskella
Need võivad olla tõhusad vahendid säästliku kasutamise korral. Mõnele inimesele meeldib oma äratused seada 10, 15 või 30 minutit enne tähtaega, et anda neile enne tegevust hoiatus või puhverdusaeg. Samuti saate määrata meeldetuletusteateid.
Samm 4. Vältige tegevuste edasilükkamist
Küsige endalt, kas edasilükkamine on tingimata vajalik või on see tung vaid näide venitamisest. Kui tunnete viimast, ärge lükake jõudu edasi! Juhtudel, kui kogu tegevuse või selle osa edasilükkamine on vältimatu, märkige kindlasti üles, kus pooleli jäite, ja tehke ajakava konkreetsete plaanidega. Teise võimalusena võite koostada varuplaani. Näiteks kui peate isikliku koosoleku tühistama, võite võib-olla pidada konverentskõne või veebikonverentsi.
Meetod 4/4: füüsiliselt ja vaimselt terve püsimine
Samm 1. Tehke pause
Vaimsed seisakud on meie tootlikkuse seisukohalt olulised ja meele jaoks terved. Me jääme mõnikord oma tööga nii haaratud, et ei peatu väga vajalikke pause tegema. Pauside tegemine annab meile vajaliku puhkuse, mis parandab meie tootlikkust, kuid annab meile võimaluse sammu tagasi astuda ja küsida, kas see, mida oleme teinud, on meie aja kõige tõhusam kasutamine.
Samm 2. Maga paremini
Ilma korraliku uneta võite järgmisel päeval tunda end väsinud, väsinud või unisena, mis võib kahjustada teie ajakava ja töö efektiivsust. Eesmärk on seitse kuni kaheksa tundi katkematut und öö kohta.
Samm 3. Ärge võrrelge ennast töökaaslastega
Enamik meie töökaaslaste töökohti erineb meie omadest ja igaühel on erinevad korraldusmeetodid, mis nende jaoks sobivad. Mõistlik ja kolleegi jaoks tõhus meetod ei pruugi olla teie jaoks parim meetod ja vastupidi.
Samm 4. Nõustuge, et organisatsioon on pidev protsess
Ära looda olla täiuslik. Organisatsioon on pidev ja nõuab pidevat tähelepanu. Te ei ole iga päev optimaalselt organiseeritud, kuid väike organisatsioon aitab tõhusust tõsta.
