Kui töötate meditsiinikabinetis või alustate oma praktikat, on patsientide vastuvõtuaegade planeerimine üks teie olulisemaid ülesandeid. Kui hoiate oma kohtumiste ajakava hästi organiseeritud, tagate, et ükski patsient ei kao süsteemi ära ja et nii patsientidel kui ka arstidel on kontoris meeldiv kogemus. Samal ajal saate oma ajakavas tootlikkuse maksimeerimiseks broneerida rohkem kohtumisi ja suurendada kontori tulusid.
Sammud
Meetod 1 /3: kohtumiste planeerimise süsteemi seadistamine
Samm 1. Laske patsientidel broneerida kohtumisi telefoni, isiklikult ja veebis
Nii veendute, et saate võimalikult palju patsiente ja te ei kaota potentsiaalseid patsiente, kes ei saa ühel konkreetsel viisil kohtumisi kokku leppida. Kui lubate inimestel veebis kohtumisi kokku leppida, saate kasutada ka ööpäevaringset ööpäevaringset juurdepääsu ja lasta patsientidel broneerida kohtumisi pärast tunde.
- Lisaks sellele täiendavale tõhususele teatavad patsiendid üldiselt ka mugavamalt ja vähem koormatuna veebipõhisest ajaplaneerimisest kui telefoni teel kohtumiste tegemisest.
- Teie kontoris kasutamiseks saate osta mitmesuguseid veebipõhiseid kohtumiste ajastamise tarkvara. Mõned kõige populaarsemad tarkvarad hõlmavad AppocationPlus, Booker ja Thryv. Loomulikult saate kodeerimis- ja arendusoskuste olemasolul koostada ka oma sõiduplaani koostamise tarkvara!
Samm 2. Pakkuge patsientidele nende määramiseks mitmeid ajapilte
Soovite kindlasti anda oma patsientidele võimalikult palju võimalusi, et nad saaksid valida oma ajakava jaoks parima aja. See võib tunduda ilmne, kuid see on väga oluline, et hoida oma patsiendid õnnelikuna ja vähendada võimalust, et nad peavad ajakonflikti tõttu kohtumise tühistama.
Näiteks selle asemel, et küsida patsiendilt, kas teisipäev kell 1:00 sobib talle, andke talle võimalus valida mis tahes vaba ajavahemik, mis talle sobib, näiteks teisipäev kella 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00 või 4: 00-5: 00
Samm 3. Võtke alla iga planeeritud patsiendi kontaktandmed
Peate saama nendega ühendust võtta, et tulevast kohtumist meelde tuletada või nende järgmist broneeringut muuta. Kindlasti küsige tema telefoninumbrit, e -posti aadressi ja postiaadressi, kui ta esimest korda kohtumist broneerib.
Kui isik lepib kohtumise kokku isiklikult või telefoni teel, küsige temalt seda teavet. Kui nad lepivad kohtumise veebis kokku, lisage kindlasti oma veebiportaali patsientide kontaktandmete ala
Samm 4. Saatke patsientidele meeldetuletused päev enne nende vastuvõtmist
Kui patsiendid unustavad oma vastuvõtuaja ja ei ilmu kohale, põhjustab see teie ajakavas tohutult raisatud aega. Meeldetuletuste kasutamine vähendab riski, et patsiendid ei ilmu oma kohtumistele ja aitab seega vältida seda ajaraiskamist.
- Patsientidele helistamine või tekstisõnumite saatmine on parim meeldetuletus, kuna nad märkavad tõenäolisemalt sissetulevat kõnet või teksti, kui näevad lühikese aja jooksul uut e -kirja.
- Meeldetuletussüsteemi kasutamine võib samuti suurendada soovimatute kohtumiste tühistamist ja ajakava muutmist, mis võib viia selleni, et patsiendid tunnevad end paremini oma vastuvõtuaegade üle ja on sellega rahul.
Samm 5. Kas oma kontorisse määratud kohtumiste planeerija
Kui te ei vastuta ainult oma kontori kohtumiste ajakava pidamise eest, palgake või määrake keegi peamiseks kohtumiste planeerijaks. Kui vastutate kohtumiste ajastamise eest ühele inimesele, saate ajakava paremini reguleerida ja ajakava vastab paremini patsiendi vajadustele ja üksikute arstide eelistustele.
Näiteks kui üks isik vastutab kohtumiste ajastamise eest, saavad nad keskenduda sellistele asjadele nagu teatud patsientide sobitamine või teatud arstidega seotud tingimused, selle asemel, et jagada nende tähelepanu mitme ülesande vahel
Meetod 2/3: ajakava piires patsientide uurimine
Samm 1. Rühmitage samal päeval sarnaste seisundite või probleemidega patsiendid
Arstid hindavad üldiselt sarnaste patsientide vastastikust ravi, kuna see lisab nende tööle järjepidevust ja suunab nad keskendunuma meditsiinilise mõtteviisi juurde. Seega muudab kohtumiste ajakava sel viisil korraldamine teie kontori arstid õnnelikumaks ja võimaldab teie patsientidel tõhusamat ravi saada.
Näiteks kui mitu nädalat planeerib nahahaiguste jaoks kohtumisi mitu patsienti, proovige see seadistada nii, et kõik kohtumised toimuksid selle nädala samal päeval
Samm 2. Kasutage kohtumiste tähtsusjärjekorda seadmiseks triaažitabelit
Diagramm peaks sisaldama selliseid kriteeriume nagu teatatud sümptomid, vastuvõtu kiireloomulisus ja kohtumise pikkus. Kui lisate ajakavasse uue kohtumise, vaadake seda diagrammi, et otsustada, kas broneerida kohtumine samal päeval, lähipäevil või järgmise paari nädala jooksul.
- Näiteks kui inimene helistab kohtumiseks ja teatab sellistest sümptomitest nagu tugev valu ja õhupuudus, sobitage ta ajakavasse niipea kui võimalik, kuna tema seisund võib olla väga tõsine.
- Kui ajakavas pole ruumi kiireloomulise seisundiga inimese nägemiseks ja peate mõne teise patsiendi vastuvõtu aja ümber planeerima, saate diagrammi abil määrata, milliseid kohtumisi saab edasi lükata.
Samm 3. Vältige uute ja keeruliste probleemidega patsientide kahekordset broneerimist
Need kohtumised nõuavad rohkem aega ja tähelepanu kui naasvad patsiendid vajavad. Selle asemel planeerige uute patsientide kõrvale sisse töötavad patsiendid, kes vajavad vähe tähelepanu, et õed saaksid uue patsiendi esmase registreerimise läbi viia, samal ajal kui arst töötab töötava patsiendiga.
- Kuigi sel viisil topeltbroneerimine aitab teil päevas rohkem patsiente näha, võib see ootamatute asjaolude tekkimisel tekitada probleeme. Probleemide vältimiseks vähendage kahekordset broneerimist miinimumini.
- Töötavate patsientide ajakava koostamine on samuti hea vahend patsientide vajaduste põhjal triažeerimiseks ja tõsisemate probleemidega patsientidele rohkem kohtumisruumi jätmiseks.
Samm 4. Planeerige oma ajakava patsiendi vajaduste hooajaliste kõikumiste järgi
Teie klientuuri demograafiliste andmete põhjal näete tõenäoliselt palju kohtumisi, mis broneeritakse umbes samal ajal aastas regulaarselt. Kasutage nende hooajaliste kõikumiste ennustamiseks varasemat kogemust ja jätke ajakavasse piisavalt ruumi, et see vastaks teie patsientide vajadustele.
- Näiteks võite näha, et suur hulk inimesi planeerib uue õppeaasta alguses oma lastele kontrolle, mistõttu peate proovima iga päev enne ja pärast kooli nende kohtumiste jaoks ruumi jätta.
- Üldiselt hõlmavad arstikabinetide kõige aktiivsemad aastaajad uue kooliaasta algust (st august), allergiahooaega (s.o aprill-juuni) ja gripihooaega (st oktoobrit-veebruari).
3. meetod 3 -st: tõhusa kohtumiste ajakava säilitamine
Samm 1. Looge oma ajakava korrastamiseks iganädalane ajakava
Teie ajakava peaks sisaldama teavet, näiteks kui palju patsiente peab teie kontor iga nädal planeerima, mitu tundi töötajad saavad töötada ja mitu päeva patsient võib oodata enne arsti külastamist. Selle teabe omamine oma ajajoonele aitab teil tasakaalustada patsiendi vajadused teie kontoritöötajate vajadustega.
Näiteks kui teate, et olete juba nädalaks planeerinud piisavalt patsiente oma kontori vajaduste rahuldamiseks, saate seejärel eelistada patsientide ajakava määramist, kellel ei ole järgmise nädala jooksul kiireloomulisi haigusi
Etapp 2. Patsientide kogunemise vältimiseks kasutage muudetud lainete ajastamist
Selles ajakava mudelis on patsientide kohtumised koondatud tunni algusesse ja tunni lõpp jääb avatuks. Sellise ajakava korral töötab tunni lõpus olev avatud ruum puhverna, kui kohtumised kestavad oodatust kauem või ilmnevad muud ettenägematud asjaolud.
- Modifitseeritud laineplaanimudel vähendab drastiliselt patsiendi ooteaegu, suurendades seeläbi patsiendi üldist rahulolu.
- Kui teil on tunni lõpus tühi aeg, saate seda aega kasutada kontoris muude ülesannete täitmiseks, näiteks paberimajanduse esitamiseks, telefonikõnede tegemiseks või isegi töötajate koosolekute pidamiseks.
Samm 3. Kasutage ootejärjekorda, et vältida aja tühistamist pärast tühistamist
Kui teil on ootenimekiri, saate patsiendid ajakavasse lisada viimasel hetkel, kui varem planeeritud kohtumine tühistatakse. See minimeerib aja ja tulu, mida teie kontor kaotab, kui patsient teie tühistab.
Looge oma ootenimekiri digitaalses vormingus ja seadistage see nii, et saate ajakava avamisel kohe loendis olevatele patsientidele teksti või e -kirja saata. See on palju tõhusam kui loendis olevate patsientidega telefoni teel ühendust võtta
Samm 4. Määrake saabumisajad 20 minutit varem kui kohtumiste ajad
See annab sisseregistreerimisjaama töötajatele piisavalt aega, et koguda patsiendilt kogu vajalik teave enne plaanilist kohtumist arstiga. Kohtumiste aegade korraldamine hoiab ära sellised viivitused, mis võivad kogu päeva ajakava maha lükata.
