Päevaplaneerija muudab oluliste kohtumiste, ülesannete, lõbusate tegevuste ja tähtaegade meeldejätmise palju lihtsamaks. Päevaplaneerija kasutamise, värskendamise ja kaasavõtmise harjumuse alustamine võib aga olla väga raske. Õnneks on mõned nipid, mis hõlbustavad teie päevaplaneerija sujuvat ja tõhusat integreerimist oma igapäevaellu.
Sammud
Osa 1: Õigete materjalide olemasolu
Samm 1. Mõtle, milleks kasutaksid päevaplaneerijat
Päevaplaneerijaid on palju erinevaid, mis sobivad erinevate ülesannete ja isiksustega. Mõned päevaplaneerijad on väga lihtsad joontega märkmikud; teistel päevaplaneerijatel on erinevat tüüpi ülesandeid erinevate sektsioonide jaoks. Võtke mõni hetk aega, et mõelda, miks soovite päevaplaneerijat kasutada ja milleks seda kasutada. Nende küsimustega on väga oluline arvestada, sest kasutate suurema tõenäosusega oma päevaplaneerijat, kui sellest saab teie ainus planeerimisvahend: rohkem kui ühe päeva planeerija korraga hoidmine tekitab segadust ja kaotab eesmärgi. Küsi endalt:
- Kas mul on vaja telefoninumbrite sektsiooni?
- Kas ma kasutan seda peamiselt kohtumiste meeldejätmiseks?
- Kas ma tahan päevaplaneerijat, mis kestab üle ühe aasta?
- Kas ma tahan, et mu päevaplaneerija asendaks mõne muu korraldustööriista (näiteks minu ülesannete loendid)?
- Kas ma tahan lihtsat ja tavalist sülearvutit või sellist, millel on palju erinevaid funktsioone ja sektsioone?
- Kas mul oleks pigem päevaplaneerija, mis oleks piisavalt väike taskusse mahutamiseks või piisavalt suur, et kohtumiste märkmeid käsitseda?
- Kas ma tahan päevaplaneerijat, mis annab rohkem ruumi tööpäevade jaoks, või vajan ma oma päevaplaneerijat eelkõige nädalavahetuse tegevuste jaoks?
Samm 2. Ostke oma vajadustele vastav planeerija
Päevaplaneerijaid saab osta erinevatest kauplustest, näiteks kontoritarvete kauplustest, kirjatarvete kauplustest, kalendripoodidest ja veebist. Need võivad maksta vaid mõnest dollarist kuni üle 50 dollarini. Kuigi teie päevaplaneerija esteetika on oluline, pöörake tähelepanu ennekõike päevaplaneerija paigutusele ja sektsioonidele. Veenduge, et ostetud päevaplaneerija on korraldatud nii, et see teile meeldiks ja oleks teie elustiili ja kohustusi arvestades mõistlik.
Samm 3. Mõtle oma päevaplaneerija esteetikale
Kuigi funktsioon on kõige tähtsam, tekib teil harjumus kasutada päevaplaneerijat, mis tundub teile atraktiivne ja silmale meeldiv. Mõned päevaplaneerijad on väga lihtsad, lihtsalt musta nahast kattega. Teised on säravad ja kapriissed, palju kujundusi ja viimistletud mustreid. Igasugune esteetika on hea, kui see vastab teie töökoha professionaalsele kujundusele.
Pöörake tähelepanu planeerija sisemise ja välimise esteetikale. Mõned inimesed eelistavad näiteks vooderdamata lehti vooderdatud lehtedele. Mõnele meeldib sümmeetria; teistele võivad meeldida dünaamilisemad paigutused. Samuti võite eelistada teatud kirjatüüpe teistele. Veenduge, et teie päevaplaneerijale oleks meeldiv vaadata-nii seest kui väljast-, et veelgi stimuleerida selle igapäevast kasutamist
Samm 4. Valmistage ette pliiatsid ja pliiatsid
Teie päevaplaneerija ei too teile palju kasu, kui te ei saa sinna midagi kirja panna. Hoidke kindlasti palju teritatud pliiatseid ja tööpliiatseid kohtades, kus te tõenäoliselt oma päevaplaneerijat kasutate. Need sisaldavad:
- Teie kohver või töökott
- Sinu rahakott
- Teie töölaud
- Teie laud kodus
- Teie lauatelefonide lähedal
- Kui kaotate pliiatsid ja pliiatsid pidevalt, kaaluge hädaolukorra pliiatsi hoidmist oma päevaplaneerijasse. Mõnel päevaplaneerijal on isegi natuke salvestusruumi, mida saaksite kasutada pliiatsi jaoks.
Osa 2 /2: Päevaplaneerija tõhus kasutamine
Samm 1. Otsustage iga päev kasutada päevaplaneerijat
Inimesed, kes võtavad endale kindla kohustuse, suudavad suurema tõenäosusega neid kohustusi täita. Harjumusi on väga raske muuta, kuid kui ütlete endale, et olete otsustanud teha ühte väikest asja teisiti, aitab see teil uut harjumust arendada.
Pidage meeles, et head harjumused tekivad tõenäolisemalt siis, kui keskendute vaid ühele korraga, seega ärge koormake end uute ajajuhtimisharjumustega üle. Praegu keskenduge ainult oma päevaplaneerija hoidmisele
Samm 2. Rääkige sõbraga oma soovist kasutada päevaplaneerijat
Inimesed jäävad tõenäolisemalt uute harjumuste juurde, kui nende kogukonnad on oma otsusest teadlikud ja saavad neid toetada. Rääkige oma uue lahenduse kohta sõbra või töökaaslasega. Võib -olla soovib teie sõber ka seda uut ja kasulikku harjumust alustada. Saate üksteisele meelde tuletada, et seda vajadusel uuendatakse.
Samm 3. Hoidke oma päevaplaneerijat iga päev tööl ja kodus samas kohas
Kasutage oma päevaplaneerijat ainsa kalendrina: kui kasutate samaaegselt kahte päeva planeerijat, kaotate kiiresti oma kohustused. See võib aga osutuda keeruliseks, kuna peate sisestama esemed oma päevaplaneerijasse tööl ja kodus. Veendumaks, et teie päevaplaneerija on alati teiega kaasas, määrake üks hoiukoht tööle ja üks hoiukoht koju. Ärge kunagi paigutage oma päevaplaneerijat kuhugi mujale: järjepidevus on selle harjumuse arendamisel võtmetähtsusega.
- Suurepärased kohad oma päevaplaneerija kodus hoidmiseks on lauas lauatelefoni, töökoti või portfelli kõrval või mobiiltelefoni ja autovõtmete kõrval.
- Suurepärased kohad oma päevaplaneerija säilitamiseks tööl on näiteks laua peal, töölaua keskses sahtlis, töötelefoni kõrval või kohvris.
Samm 4. Kirjutage meeldetuletusmärkused, et harjuda oma planeerija tööle ja koju kaasa võtma
Kui hakkate oma päevaplaneerijat kasutama, siis unustate selle tõenäoliselt tööle või koju kaasa võtmata. Selle vältimiseks kirjutage endale meeldetuletusmärgid tööl ja kodus silmapaistvatesse kohtadesse. Uuringud näitavad, et post-it meeldetuletus on üks tõhusamaid viise konkreetse käitumise julgustamiseks. Kasutage seda meetodit enda jaoks, jättes postitusele küsimuse "Kas mäletate oma päevaplaneerijat?" kohtades, mida kindlasti näete. Need sisaldavad:
- Teie sülearvuti
- Teie laua peal
- Telefoni kõrval
- Teie uksel
- Teie köögilaual
- Vannitoa peegli peal
- Saate need märkmed eemaldada pärast seda, kui olete harjunud oma päevaplaneerija tööle ja koju kaasa võtma.
Samm 5. Edastage teave oma planeerijasse
Planeerija esmakordsel ostmisel peate sisestama palju teavet. Tõenäoliselt on teil varem planeeritud kohtumisi, käimasolevaid tööülesandeid ja juhuslikku teavet. Võtke tund või kaks, et koondada kogu see hajutatud teave oma päevaplaneerijasse. See võimaldab teil harjutada teabe õiget sisestamist. See võimaldab teil ka oma aega tõhusamalt planeerida. Planeerijasse tuleb sisestada järgmist.
- Teie pere, sõprade, kolleegide ja klientide jaoks oluline kontaktteave
- Töökoosolekud
- Teie klasside ajakava
- Töö- või kooliprojektide tähtajad
- Muutused vahetuses (kui töötate ilma järjekindla graafikuta)
- Meditsiini- ja hambaarstiajad
- Teie lähedaste sünnipäevad
- Spetsiaalsed tööüritused
- Isiklikud erisündmused
- Teie hobide või kooliväliste tegevuste peamised kuupäevad (nt mänguproovi või zumba tunni kuupäevad)
Samm 6. Pidage igal hommikul nõu oma päevaplaneerijaga
Enne igal hommikul tööle asumist uurige oma päevaplaneerijat tulevaste kohtumiste, koosolekute ja kohustuste osas. Võtke mõni minut aega, et kaaluda, kas peate oma ajakavasse lisama mõnda ülesannet või mis tahes ülesannet, mille võite maha arvata või ajakava muuta. Kasutage seda aega oma päeva planeerimiseks, et saaksite tööle saabudes oma aega targalt juhtida.
Samm 7. Konsulteerige oma päevaplaneerijaga igal pärastlõunal
Enne päevaks töölt lahkumist konsulteerige uuesti oma päevaplaneerijaga. Veenduge, et olete saavutanud kõik, mida olete selleks päevaks ette võtnud. Mõelge, kas järgmise nädala päevaplaneerijasse tuleks sisestada mõni uus üksus. Uuendage alati oma päevaplaneerijat enne töölt lahkumist, et veenduda, et jälgite oma töökohustusi.
Samm 8. Kasutage positiivset tugevdust, et end motiveerida
Mõelge oma päevaplaneerijale kui positiivsele elemendile oma elus, mitte kui lohistamisele või igavusele. Kasutage oma planeerijat vahendina, millega ennast tööülesannete täitmise eest premeerida. Peagi seate eesmärgiks ülesannete lõpuleviimise lihtsalt rõõmuks, kui soovite oma ülesannete nimekirjast maha tõmmata. Selleks, et ennast positiivselt tugevdada, peaksite:
- Lõpetage kõik saavutused ja kohtumised nende lõpetamisel. Kui tunnete end halvasti, vaadake kõike, millest olete üle kriipsutatud, ja tundke uhkust kõige üle, mida olete teinud.
- Andke endale tasu teatud arvu ülesannete täitmise eest. Lubage endale väike maiuspala iga 5 eseme kohta, mille päevaplaneerija maha lülitate. Näiteks lubage endale kohvi või tehke lühike jalutuskäik, kui olete saavutanud soovitud eesmärgi. See motiveerib teid oma päevaplaneerijat õigesti kasutama ja oma ülesandeid täitma.
- Tehke oma päevaplaneerijaga nõu pidades midagi meeldivat. Püüdke mitte mõelda oma ajale oma päevaplaneerijaga konsulteerides kui tööülesanne. Selle asemel vaadake seda kui tootlikkuse võtmetööriista. Selleks, et siduda oma päevaplaneerija negatiivsete asemel positiivsete tunnetega, tehke igal hommikul ja pärastlõunal midagi meeldivat, kui vaatate oma planeerijat. Joo tass maitsvat kohvi, joo šokolaadi või kuula oma lemmiklaulu. Peagi seob teie aju teie planeerija positiivsete tunnetega.
- Andke endale eriline maiuspala iga nädala eest, kui kasutate oma päevaplaneerijat õigesti. Kuigi olete oma päevaplaneerija alles hoidmise algusjärgus, peate võib -olla andma endale lisamotivatsiooni, et oma päevaplaneerija endaga kaasa võtta ja seda iga päev värskendada. Iga nädala jaoks, kui teil on meeles oma päevaplaneerija kaasa võtta ja seda värskendada, tehke enda jaoks midagi eriti toredat: ostke jäätist, minge kinno või jooge sõpradega. Mõne nädala pärast on teil kombeks oma päevaplaneerijat kogu aeg meeles pidada.
- Kirjutage oma päevaplaneerijasse positiivseid asju ja oma tõsisemaid kohustusi. Kasutades oma päevaplaneerijat, et tuletada meelde oma lemmiktegevusi (sõbraga lõunatada) ja ka mitte eriti lemmiktegevusi (hambaarsti külastamine), jääte suurema tõenäosusega oma uue harjumuse juurde.
Samm 9. Jätkake päevaplaneerija värskendamist vastavalt vajadusele
Hommikuse ja õhtuse sisseregistreerimise ajal peaksite sisestama kõik uued ülesannete loendid, kohtumised, koosolekud ja tähtajad. Samuti saate oma päevaplaneerijat värskendada, kui tekivad uued ülesanded. Päevaplaneerija ajakohastamine aitab teil oma aega tõhusamalt hallata ja takistab teil end liiga ülekoormatuna tundmast. Kirjutades ülesande üles, ei pea te seda enam oma peas hoidma, mis aitab vältida neid kohutavaid näägutamise ja kahtluse tundeid.
Kui leiate, et olete ülekoormatud, teisaldage mõned üksused eraldi „mahajäämuse” kategooriasse, millest saate hõlpsalt edasi liikuda. Ärge demoteerige ennast, jõllitades ülesandeid, mida tavalisel tööpäeval kunagi täita ei saa
Samm 10. Olge kannatlik
Uute harjumuste täisautomaatseks muutumiseks võib mõnikord kuluda kaks või enam kuud. Kuni harjumus on juurdunud, võite kogeda unustamatuid hetki, kui jätate oma päevaplaneerija koju või unustate kohtumise sisestamise. Ole endaga kannatlik ja andestav. Pidage meeles, et harjumuste kujunemine võtab aega ja aeg-ajalt libisemine ei mõjuta teie võimet uut harjumust kujundada.
Võib olla kasulik koostada varuplaan nendeks aegadeks, kui olete oma päevaplaneerija koju unustanud. Näiteks võite sisestada uued töökohtumised post-it märkmetele ja tuua need koju sisenemiseks kaasa. Äärmiselt oluliste sündmuste ja tähtaegade puhul saate kasutada ka veebipõhist ülesannete haldurit, et saata teile õigeaegseid meeldetuletusi: nii ei unusta te võtmekuupäeva isegi siis, kui unustate oma planeerija
Näpunäiteid
- Ärge pidage oma päevaplaneerijat tööülesandeks, vaid pigem eeliseks. Päevakavandajaga tunnete end oma elu üle rohkem kontrolli all ning vaid mõni minut aega säästab pikas perspektiivis tunde.
- Uue harjumuse väljatöötamise võti on järjepidevus koos positiivse tugevdusega. Pidage kinni rutiinist, keskenduge kõigile positiivsetele asjadele, mida päevaplaneerija teie ellu toob, ja andke endale vajadusel auhindu, et motivatsiooni üleval hoida.
- Veenduge, et ostetud päevaplaneerija sobiks teie maitsele ja ajakavale. Ostetud päevaplaneerijal peaksid olema kõik vajalikud jaotised, et hoida oma elu korras.
