Vastavalt tööohutuse ja töötervishoiu seadusele (OSHA) on teie töötajatel õigus teid teavitada mis tahes hulga tööga seotud ohutusrikkumiste eest, sealhulgas ohtlike materjalide kasutamise, tulekaitse või müraga kokkupuutumise eest. OSHA kaebusele reageerimise teadmine ja olemasolevate protseduuride kogum aitab teie ettevõttel äritegevust jätkata ja rahuldada kõiki kaebuses käsitletud regulatiivseid vajadusi.
Sammud
Osa 1: 4: esialgsele telefonikõnele reageerimine
Samm 1. Ärge paanitsege
OSHA kaebuse saamine on teile tõenäoliselt šokk, kuid ärge paanitsege! Kõik, mida pead tegema, on jääda rahulikuks ja lugupidavaks, kuulata tähelepanelikult ja järgida juhiseid, teha vajalikke muudatusi ja saata vastuskiri, mis seda kuvab. Tegelikult tuleks teie OSHA kaebus lahendada mõne päeva jooksul.
Samm 2. Kuulake tähelepanelikult
Kui saate esimese OSHA kaebusest teavitava telefonikõne, kuulake väga hoolikalt telefoni esindajat. Vältige küsimuste esitamist! Lihtsalt olge nii professionaalne kui võimalik ja kirjutage kogu teave üles.
Samm 3. Vältige millegi tunnistamist või selgitamist
Kui olete esindajaga telefonis, hoiduge midagi tunnistamast, eitamast või muul viisil selgitamast. Praegu pole selleks õige aeg. Lihtsalt kuulake ja võtke nii palju teavet kui võimalik. Selle telefonikõne ajal hoidke keelt.
Võite öelda midagi sellist: "Ma ei saa neid väiteid kinnitada ega ümber lükata" või lihtsalt: "Meie ettevõtte poliitika ei ole kohe vastata."
Samm 4. Väljendage siirast muret
Kui olete esindaja esindajat kuulnud, leidke hetk, et väljendada tõelist ja professionaalset muret. Näidake, et võtate seda kaebust väga tõsiselt.
Saate oma muret väga otseselt väljendada, öeldes: "Võtan seda kaebust väga tõsiselt. Minu töötajate ja töökoha turvalisus on mulle väga oluline."
Samm 5. Teatage oma kavatsusest seda täita
Selgitage, et kavatsete ametliku kaebuskirja saamisel väited hoolikalt läbi vaadata ja järgida selles esitatud juhiseid. Tehke selgeks, et teete kõik, mis selle kaebuse lahendamiseks ja olukorra parandamiseks vaja.
Võite öelda: "Mul on kavatsus seda küsimust uurida ja kõik probleemid võimalikult kiiresti parandada."
Samm 6. Tänage OSHA esindajat
Telefonikõne lõpus tänage kindlasti esindajat aja eest. See aitab suhelda positiivse ja professionaalse noodiga.
Osa 2/4: Kaebusele vastamine
Samm 1. Vaadake üle kirjas viidatud OSHA standardid
Väga kiiresti pärast telefonikõnet peaksite OSHA -lt saama faksikirja. See on teie ametlik kaebuskiri. Vaadake see kiri väga hoolikalt üle ja määrake kaebuse olemus.
Samm 2. Postitage oma kaebuskirja koopia
OSHA juhiste kohaselt peate postitama oma kaebuskirja koopia ettevõtte teadetetahvlile, kus kõik töötajad seda näevad.
- Viide peab olema postitatud kolm tööpäeva (välja arvatud nädalavahetused või pühad) või kuni probleemi lahendamiseni.
- Seda tuleb teha isegi siis, kui vaidlustate tsitaadi.
Samm 3. Allkirjastage ja saatke faksimine oma postitamise sertifikaadile
"Kui olete postitanud selle kirja koopia, kus teie töötajad näevad, allkirjastage lisatud" Lähetustõend "ja faksige see tagasi määratud numbrile. Hoidke oma faksi kviitung tõendina.
Samm 4. Uurige väiteid
Uurige OSHA kaebuse kõiki elemente nii põhjalikult kui võimalik. Isegi kui olete kaebuse pärast ärritunud või ei arvesta selle õiguspärasust palju, otsige valdkondi, mis vajavad lahendamist või parandamist.
Samm 5. Lase oma parandusplaan liikuma
Kui olete kõiki võimalikke probleeme uurinud, koostage plaan nende parandamiseks ja pange oma plaan kohe käiku. Salvestage kõik olulised muudatused fotode, kviitungite või muu dokumentatsiooni abil.
Osa 3/4: vastuskirja koostamine
Samm 1. Tegutsege kiiresti
Vastuskirja peaksite koostama hiljemalt kolm päeva pärast kaebuse saamist. Kui kaebus on laekunud, on teil olukorra täielikuks käsitlemiseks ja vastuse esitamiseks aega vaid viis päeva, seega ärge raisake aega.
Samm 2. Kasutage selget vormingut
Vaadake hoolikalt, kuidas teie kaebuskiri on vormistatud, pange tähele kasutatud sõnastust ja pöörake tähelepanu toonile. Soovite sobitada nii saadud kirja vormi kui ka tooni.
- Avaldage oma kiri, mis peegeldab teie saadud kaebuskirja teavet (sh kaebuse kirjale alla kirjutanud esindaja nime).
- Lisage teemareale oma ametlik kaebuse number.
- Vastake oma kirja tervitus kaebuskirjas kasutatud kirjale.
- Kirjutage oma kavatsused kirjaga (nt väidete käsitlemiseks ja oma järelduste esitamiseks) oma sissejuhatuses.
Samm 3. Piirduge faktidega
Oma kirja ülejäänud osas öelge faktid nii lihtsalt ja selgelt kui võimalik. See pole koht, kus töötajast halvasti rääkida, väiteid eitada või teisi süüdistada. Teie kaebus lahendatakse kõige kiiremini, kui tegelete lihtsalt süüdistustega ja selgitate, mida olete olukorra parandamiseks teinud.
Näiteks võite öelda: "5. novembril sain OSHA kaebuse numbri 2845. Järgmise kahe päeva jooksul uurisime viiteid 1-3 ja tegime parandusmeetmed. 7. novembril parandasime viite 1 (ebaõige kasutamine tõmbekappi), asendades seadmed (vt lisatud kviitungit ja fotot)."
Samm 4. Esitage dokumentatsioon
Saatke oma kiri koos täiendavate dokumentidega, mis aitavad teil juhtumi lõpetada. See võib hõlmata ostutellimusi, kviitungeid, jälgimistulemusi, hankija/töövõtja kontaktandmeid, fotosid või muud dokumenti, mis kinnitab tehtud muudatusi.
Samm 5. Saatke kiri
Korraldage kirja saatmine sertifitseeritud postiga (kviitungi allkirja taotlusega) või erakulleriga. Ärge unustage oma viiepäevast tähtaega!
Samm 6. Helistage ja järgige
Kui te ei ole oma kaebusest midagi kuulnud kolme tööpäeva jooksul pärast eeldatavat kättesaamiskuupäeva, helistage ja võtke ühendust. Pange oma juhtumi number valmis ja küsige olekuaruannet.
Samm 7. Valmistuge ülevaatuseks
On võimalik, et OSHA inspektor võib ilmuda teie hoonesse ilma hoiatuseta. Olge lahke, professionaalne ja viisakas ning vastake ainult inspektori konkreetsetele küsimustele.
Samm 8. Makske trahvid
Sõltuvalt kaebuse laadist ja tõsidusest võidakse teilt nõuda ka trahvi maksmist. See trahv tuleb tasuda 15 tööpäeva jooksul alates tsitaadi saamisest, saates tšeki otse OSHA -le. Enne teie makse laekumist ei lahendata teie juhtumit.
Osa 4/4: OSHA kaebuse vaidlustamine
Samm 1. Taotlege mitteametlikku konverentsi
Kui kaalute oma kaebuse vaidlustamist, soovitame tungivalt helistada ja taotleda mitteametlikku konverentsi OSHA kohaliku esindajaga. Selle konverentsi jooksul saate paremini mõista oma rikkumise olemust, arutada parandusmeetodeid, arutada arveldusvõimalusi ja isegi lahendada vaidlusaluseid tsitaate ja karistusi.
Seda saab teha ka siis, kui kavatsete seda täielikult täita või kui te pole kindel, millist kursust valida
Samm 2. Koostage ja esitage konkursiteade
”Kui olete jõudnud järeldusele, et mõni kaebuse osa on põhjendamatu või kui te ei nõustu määratud tasu või vähendamistähtajaga, peate esitama ametliku konkursiteate 15 tööpäeva jooksul pärast teie tsitaadi saamist. Teie kirjas peab olema võimalikult selgelt kirjas, mida vaidlustatakse-tsitaat, tsitaadi osa, tasu suurus või vähendamise kuupäev. Seejärel saatke see teade kinnitatud posti teel.
Näiteks võite öelda: „Soovin vaidlustada 5. novembril 2015 välja antud tsitaadi punktide 2 ja 3 kohta pakutud tsitaadi ja karistuse.”
Samm 3. Oodake, kuni OSHRC määrab ärakuulamise
Niipea kui teie konkursiteade on kätte saadud, läheb teie juhtum ametlikult kohtuvaidlusse. Teie vähendamise ja tasude kuupäevad peatatakse kuni otsuse tegemiseni ja teie juhtum edastatakse OSHRC -le. OSHRC on tööministeeriumist eraldiseisev sõltumatu asutus. OSHRC määrab teie juhtumi jaoks ärakuulamise.
Samm 4. Osalege kohtuistungil
Kui teie kuulamiskuupäev on määratud, peate alustama oma kuulmise ettevalmistamist ja veenduma, et saate osaleda. Võimalik, et soovite saada õigusnõukogu, kes aitab teil oma juhtumit tutvustada. Kuulamisel võivad osaleda nii tööandjad kui ka töötajad.
Samm 5. Otsuse vastuvõtmine või edasikaebamine
Sellel istungil jõutakse otsusele, kas kinnitada esialgne tsitaat ja tasud, muuta neid vastavalt teie konkreetsele vaidlustusele või need tagasi lükata. Seejärel on kummalgi poolel võimalus otsus vastu võtta või esitada kaebus OSHRC edasiseks uurimiseks. Kui juhtumit ikkagi ei lahendata, läheb see edasi föderaalsele ringkonnakohtule.
Näpunäiteid
- Austage oma töötajate õigusi OSHA kaebuse esitamiseks. Tööohutuse ja töötervishoiu seaduse paragrahvi 11 punkt c keelab igal ettevõttel töötajatest lahti lasta või talle kätte maksta vilepuhumise või OSHA kaebuse esitamise tõttu.
- Ärge küsige ega vabandage OSHAga suhtlemisel. Selle asemel olge nendega suhtlemisel otsekohene ja lühike ning tegelege ainult käsil oleva kaebusega.
- Kui teie ettevõttesse ilmub OSHA uurija, ei pea te neid sisse laskma enne, kui kogu juhtiv personal on kohapeal. Informeerige sellest kõiki vastuvõtjaid ja turvamehi.
- Kui seda probleemi kiiresti ei lahendata, võiksite pöörduda juristi poole.
