Isiklikud failid võivad kergesti ja kiiresti muutuda korrastamata. Mida korrastamata teie failid muutuvad, seda raskem on neid tulevikus uuesti leida. Isiklike failide leidmise ja failide hõlbustamise hõlbustamiseks võtke aega ja korraldage need korralikult. Täpne süsteem, mida kasutate, on teie otsustada. Siiski on mõned põhilised meetodid isiklike failide korraldamiseks, mida saate kasutada failide korrastamiseks.
Sammud
Osa 1 /4: Organisatsiooni põhimeetodite kasutamine
Samm 1. Olge lihtne
Viilimissüsteemi loomise mõte on enda jaoks asja lihtsamaks teha. Soovite vältida süsteemi liiga keerulist või segadusse ajamist. Kui hoiate oma süsteemi võimalikult lihtsana, saate hõlpsalt dokumenteerida või alla laadida kõik vajalikud dokumendid.
- Failige ära ainult see, mida vajate. Liiga palju salvestamine võib muuta teie süsteemi kohmakaks ja raskesti kasutatavaks.
- Vältige oma failisüsteemi tarbetut keerukust.
- Visake ära failid, mida te kindlasti ei vaja.
Samm 2. Kasutage oma süsteemis õiget sügavust
Võib olla ahvatlev luua oma failidele sobitamiseks palju erinevaid kategooriaid ja alamkategooriaid. Siiski on hea mõte teha ainult laia taseme kategooriaid ja kasutada ainult nii palju kui vaja. Liiga paljude kategooriate loomine võib põhjustada kohmaka ja ebaefektiivse failisüsteemi. Veenduge, et loote oma süsteemis sobiva organisatsioonilise sügavuse, et see töötaks sujuvalt.
- Vältige oma süsteemi jaoks liiga detailsete alamkategooriate tegemist. Näiteks “Kviitungid, toit, leib” oleks liiga üksikasjalik, et olla kasulik.
- Lihtsalt igakuiste või iganädalaste laekumiste kategooria olemasolu võib teie failisüsteemi jaoks sobivam olla.
- Klientide jaoks mõeldud sektsiooni omamine ja seejärel tähestikulises järjekorras korraldamine on näide tõhusast sügavusastmest.
Samm 3. Muutke oma failid kergesti leitavaks
Teie failisüsteemile on väga kasulik ilmsed visuaalsed näpunäited, mis annavad teile täpselt teada, kuhu midagi salvestatakse. Kui muudate oma failisüsteemi osad ilmselgeks, saate üksuse või faili kiiresti ühest kohast üles leida. Failide eristamiseks pidage silmas mõnda neist näpunäidetest.
- Kasutage teatud kategooriate või sektsioonide tähistamiseks värvilisi kaustu.
- Proovige hoida käepärast nimekirja värvidest ja neile määratud kategooriatest.
- Failide selgeks sildistamiseks kasutage siltide tegijat.
- Jälgige oma kaustade lõikamist. Proovige iga kategooria või jaotise jaoks kasutada ainult ühte kausta.
Samm 4. Mõelge, milliseid failikonteinereid vajate
Enne failide korraldamist peate leidma midagi nende paigutamiseks. See, millist tüüpi failikonteinereid täpselt kasutate, sõltub salvestatavate failide hulgast, nende tähtsusest, dokumentide mõõtmetest ja sagedusest, millele peate neile juurde pääsema. Vaadake mõnda neist näpunäidetest, et saada aimu, millised failikonteinerid võivad teile sobida.
- Kui teil on vaja salvestada väga olulisi dokumente, kaaluge tulekindla säilitusmahuti ostmist.
- Kindlustusvõtjate labori pitseri leidmine konteineril võib viidata sellele, et konteiner kaitseb teie faile umbes tund aega tulekahjus, mille temperatuur on 1700 kraadi Fahrenheiti.
- Tavaliste failide jaoks võiksite osta tavalise kapi. Tundlike või konfidentsiaalsete failide puhul kaaluge turvalisema kapi või seifi ostmist.
- Soovite veenduda, et teie failikonteineris on piisavalt ruumi kõigi failide hoidmiseks.
- Kui teil on ebatavalise suurusega dokumente, kontrollige, kas need mahuvad teie hoiukonteinerisse. Näiteks võivad legaalse suurusega dokumendid mõjutada vajaliku kausta suurust ja salvestusruumi mõõtmeid.
Osa 2/4: Dokumentide korraldamine
Samm 1. Koguge kõik oma dokumendid kokku
Enne dokumentide korraldamise alustamist veenduge, et kõik dokumendid oleksid teie ees. Ärge muretsege, kuidas teie failid on veel korraldatud või paigutatud. Hetkel koguge kokku kõik dokumendid, mis teie arvates tuleb salvestada, ja olge valmis nende sortimiseks.
- Võtke välja vanemad dokumendid, mille olete juba sorteerinud. Võib -olla soovite need ümber korraldada, et need sobiksid teie loodud uue süsteemiga.
- Veenduge, et kõik hiljutised dokumendid oleksid kogutud ja sorteerimiseks valmis.
Samm 2. Sorteerige oma failid aktiivseteks ja arhiveerige
Failide korraldamisel võib olla kasulik need kahte põhikategooriasse jagada: aktiivsed failid, millega peate töötama, ja arhiivifailid, mille peate salvestama. See aitab teil juurde pääseda sagedamini kasutatavatele failidele ja salvestada kenasti failid, millele te kohe juurdepääsu ei vaja.
- Aktiivsed failid on dokumendid, mida peate endiselt sageli käsitlema, viitama või muul viisil neile juurde pääsema.
- Arhiivifailid on dokumendid, mida te lähitulevikus ei vaja, kuid mis tuleb siiski salvestada.
Samm 3. Looge ja märgistage oma süsteemile õiged kategooriad
Kui olete oma failid ühte kohta kokku kogunud, saate need kiiresti inventeerida. Kui vaatate oma faile üle, pange tähele nende üldisi kategooriaid. Kirjutage need kategooriad alla, et luua põhiline organisatsiooniline süsteem, mida kasutate oma failide jaoks. Vaadake mõnda neist tavalistest kategooriatest, et saada aimu, milliseid neist võiksite kasutada.
- Juriidilised andmed alamkategooriatega, näiteks sünnitunnistused, surmatunnistused või abieludokumendid.
- Finantsdokumendid, mis hõlmavad teie varasemaid finantskokkuvõtteid, krediitkaarditeavet, krediidiaruandeid või aasta finantskokkuvõtteid.
- Kinnisvaraarvestus.
- Isiklikud dokumendid, nagu diplomid, tööandmed, tervisekaardid ja kindlustuspoliisid.
Samm 4. Failige pikaajalise ladustamise dokumendid ära
Pange dokumendid, mille olete sildistanud arhiivifailideks, oma pikaajalise säilitusmahutisse. Nendele failidele ei pääse sageli juurde, seega veenduge, et need oleksid failisüsteemis õigesse kategooriasse paigutatud, et neid hiljem hankida. Arhiivifailid moodustavad tõenäoliselt suurema osa teie esitatud ja korraldatud dokumentidest.
- Pikaajalise ladustamise võib jagada kahte kategooriasse: püsifailid ja surnud failid.
- Alalised failid võivad sisaldada haridusdokumente, tööalaseid dokumente või muid olulisi pabereid, millele teil võib ikkagi vaja olla juurdepääsuks.
- Surnud failid on dokumendid, millele te ei pruugi enam juurde pääseda. Sellesse kategooriasse võivad sobida vanad maksudokumendid. Pidage siiski meeles, et maksudeklaratsioone tuleks säilitada seitse aastat.
Samm 5. Pange oma praegused dokumendid aktiivse dokumendi sektsiooni
Dokumendid, mida kasutate sageli või peate veel üle vaatama, tuleb paigutada aktiivsete dokumentide sektsiooni. See jaotis teie failisüsteemis võimaldab teil kiiresti juurde pääseda dokumentidele, mis pole veel arhiveerimiseks valmis. Siin on neli kõige levinumat aktiivse dokumendi kategooriat, mida võiksite kasutada.
- Dokumendid, mis vajavad endiselt teie tähelepanu.
- Dokumendid, mida peate veel lugema või üle vaatama.
- Arved, mis tuleb veel tasuda.
- Dokumendid, mis on valmis pikaajaliseks säilitamiseks.
Osa 3/4: Elektrooniliste failide korraldamine
Samm 1. Alustage laiade kategooriatega ja seejärel täpsustage
Sarnaselt oma füüsiliste failidega soovite alustada kõige laiemate kategooriatega, millesse teie failid sobivad. Näiteks kui olete sõltumatu töövõtja, võiksite oma failid tööandja järgi korraldada. See tähendab, et looge igaühe jaoks üks kaust. Seejärel peaksite jagama oma failid igas laias kategoorias väiksemateks. See tähendab, et teie tööandja kaustad võib jagada erinevateks kaustadeks, mis sisaldavad teavet selle tööandja iga projekti kohta.
- Kaaluge järjepidevust igas laias kategoorias. See hõlbustab teie failide leidmist. Näiteks võite lasta iga projekti alamkaustas sisaldada selliseid faile nagu "projekti dokumendid", "arveldus" ja "side".
- Samuti saate korraldada kaustu aastaringselt, kui see tundub teie failide jaoks lihtsam või asjakohasem.
Samm 2. Skaneerige või laadige alla failid, mida teil veel elektrooniliselt pole
Võib olla kasulik, kui kõik failid salvestatakse elektrooniliselt ühte kohta. Vaatamata nõutavale ajale peaksite proovima skannida võimalikult palju oma füüsilisi dokumente, et neid saaks elektrooniliselt salvestada ja varundada. Lisaks laadige kindlasti alla kõik veebis muudes kohtades hoitavad failid, juhuks kui hostimisait muutub failide uuesti vajamisel kättesaamatuks. Korraldage need failid sarnaselt teistega.
Samm 3. Andke oma failidele konkreetsed nimed
Failide nimed peaksid olema kergesti mõistetavad ja ainulaadsed. See tähendab, et peaksite saama vaadata oma failinimesid ja kohe teada, mida need sisaldavad. Proovige lisada kuupäev, faili sisaldavate kaustade tähis ja individuaalne kirjeldus. Näiteks 2016. aasta juunis teie kliendile X Corp loodud arveldusfaili nimi võib olla „0616_XCorp_Invoice_2”. See võimaldab teil täpselt teada, mida fail sisaldab, ilma et peaksite selle avamiseks aega võtma.
Ükskõik, millist süsteemi failide nimetamiseks kasutate, tehke seda kindlasti järjekindlalt. Kui olete süsteemi valinud, pidage sellest kinni; hiljem on raske tagasi minna ja kõiki oma faile ümber nimetada
Samm 4. Varundage oma faile regulaarselt
Elektrooniliste failide säilitamise peamine oht on see, et teie teave võib arvuti krahhi tõttu kaduda. Olge selleks valmis, varundades oma faile regulaarselt veebipõhise varundusteenuse, CD -de või välise kõvakettaga. Märgistage need mäluseadmed kindlasti sama selgelt kui failid. Kui teil on väline draiv või CD -d, kaaluge nende hoidmist oma peamisest elukohast eemal kindlas kohas, et vältida tulekahju või loodusõnnetuse täielikku kadu.
Osa 4/4: Failisüsteemi hooldamine
Samm 1. Jälgige oma süsteemi
Pärast täitesüsteemi loomist soovite seda jätkata nii, nagu ette nähtud. Liiga kaugele jäämine, esitamist eiravate esemete ignoreerimine või üksuste ebaõige esitamine võib kõik teie tehtud raske töö tagasi võtta. Veenduge, et olete oma toimikusüsteemiga kursis, et see teie jaoks töötaks.
- Aeg -ajalt sobimatute failide otsimine võib aidata teie süsteemi korras hoida.
- Ärge jätke tähelepanuta aktiivsete dokumentide esitamist arhiividokumentide hoidlasse.
Samm 2. Eemaldage vanad failid
Mõned failid on vajalikud pikaks ajaks eemale hoidmiseks. Kuid teie failisüsteem on piiratud suurusega ja nõuab regulaarselt failide eemaldamist, mida enam ei vajata. Failisüsteemi regulaarne umbrohutõrje aitab seda süsteemi korras hoida ja korralikult töötada.
- Paljusid vanu finantsdokumente tuleb säilitada aastaid.
- Vanad eelarved, finantsaruanded või iga -aastased poliitikad võivad vajada alles ühe aasta.
- Vanade failide eemaldamine loob sissetulevatele dokumentidele ruumi.
- Mittevajalikest failidest vabanemine hõlbustab vajalike dokumentide leidmist.
- Sama kehtib ka elektrooniliste failide kohta. Kustutage eelmistest projektidest kõik duplikaadid, vananenud või mittevajalikud dokumendid.
Samm 3. Arhiivige vanad elektroonilised failid
Vanad failid, mis on endiselt asjakohased või millele võidakse ühel päeval tagasi pöörduda, saab arhiveerida. See tähendab, et need tuleb hoida tavalisest arhiivisüsteemist eemal, kuid hoida organiseeritud ja juurdepääsetavana. Kaaluge arhiivitud failidele täiendava laia kategooria seadistamist. Teisaldage kasutamata failid sellesse kausta, muutmata nende alamkausta vormingut. Kui soovite arhiivitud failid failiekraanil eemal hoida, asetage failinime ette "z", nii et see läheks teie tähestikulises järjekorras. Näiteks võite seda nimetada "z_archive" või midagi sarnast.
Samm 4. Ühtlustage oma failisüsteemi
Failide korrastamine ja sellisena hoidmine võib olla abiks teie isiklikul korraldamisel. Siiski on teie failisüsteemis alati arenguruumi. Kui jätkate oma failisüsteemiga töötamist, jälgige kõiki parandusi, mida saate teha, et muuta see veelgi tõhusamaks.
- Võib -olla soovite vabaneda kategooriatest, mida te justkui ei kasuta.
- Kategooriad, mida tundub olevat liiga palju kasutatud, tuleb võib -olla jagada väiksemateks kategooriateks.
