Kui keegi valmistab teile pettumuse või kui teiega juhtub midagi pettumust valmistavat, on täiesti normaalne tunda end ärritunud, pettunud või lausa vihasena. Kuid sageli on parim vastus olla rahulik ja kogutud, et saaksite oma muresid ja pettumusi professionaalselt väljendada. Professionaalselt ennast väljendada ei ole raske, kui hoiate jahedat pead ja säilitate meelerahu. Ükskõik, kas otsustate oma pettumust edastada e -posti, kirja või isiklikult, on kõik õige keele kasutamine ja õige käitumine.
Sammud
Meetod 1 /3: professionaalse e -kirja saatmine
Samm 1. Kasutage e-posti, et väljendada pettumust tööga seotud küsimuses
Kui olete töökaaslases või mänedžeris pettunud, on e -post suurepärane viis oma pettumuse väljendamiseks, säilitades samal ajal ka digitaalse salvestuse tulevaste probleemide ilmnemisel. Samuti võite saata e -kirja, kui olete potentsiaalse töövõimaluse tagasi lükanud.
- E -kiri on ka hea viis ülemusele oma pettumusest teatada, kui ta lükkas tagasi puhkuse või teie soovitatud idee taotluse.
- Kuigi see võib teie tundeid haavata, on alati hea mõte saata pärast töölt tagasilükkamist järelmeil.
Samm 2. Kui koostate algse e -kirja, kirjutage lühike ja otsene teemarea
Olge lühike ja märkige teemareal selgelt, millega meil on seotud. Vältige pika lause või ebaviisaka keele kasutamist, et muuta oma e -kiri professionaalsemaks, nii et adressaat võtaks seda tõsisemalt. Valige teema, mis ei ületa 5 sõna, ja tippige see e -kirja teemareale.
Näiteks kui kirjutate töökaaslasele e -kirja vastamata tähtaja kohta, võite lisada teemarea, mis näeb välja nagu „Vastamata tarnetähtaeg”
Märge:
Kui vastate e -kirjale, näiteks e -kirjale, mis teavitab teid potentsiaalse töökoha tagasilükkamisest, vastake uuele kirjale, mitte koostage uus, mitte esialgsele e -kirjale, nii et teil oleks korrespondentskiri.
Samm 3. Alustage oma e -kirja tooni määramiseks professionaalse tervitusega
Avage oma e -kiri ametliku tervitusega, et oleks algusest peale selge, et teie e -kiri on professionaalne. Valige tervitus, mis sobib teie suhtega inimesega. Näiteks kui teil on eesnimi koos halduriga, kelle nimi on Matthew Smith, võite alustada oma e-posti aadressiga „Kallis Matt”.
- Kui teil on adressaadiga väga avatud ja juhuslik suhe, võite öelda midagi sellist: "Hei Matt."
- Kui kirjutate e -kirja kellelegi, keda te pole kunagi kohanud, alustage sõnadega „Kellele see võib puudutada”.
- Mitme adressaadiga grupisõnumite puhul, millele soovite adresseerida, öelge lihtsalt „Kõik”.
Samm 4. Lisage lühike meeldetuletus, et hoida e -kiri sõbralikuna
Pärast adressaadi tervitamist tehke oma e -kirja esimene rida lühikeseks või meeldivaks vahetuseks, mis näitab, et olete sõbralik, kuid professionaalne. Hoidke see lühike ja ärge ületage 2 või 3 rida jutuajamisi enne, kui jõuate oma e -kirjani.
- Proovige alustada näiteks „loodan, et teil läheb hästi” või „loodan, et see e -kiri leiab teid hästi”.
- Kui teie suhe on inimesega juhuslik, võite mainida mõnda isiklikku detaili, näiteks: "Loodan, et möödunud nädalavahetusel oli teil kontserdil tore."
Samm 5. Kirjutage oma pettumus selgelt e -kirja sisusse
Kui olete tervituse ja lühikese meeldivusega oma e -kirja lava seadnud, asuge oma pettumuse väljendamise juurde. Rääkige neile selgelt, mida tunnete, kuid hoidke oma keelt ametlikuna ja vältige sarkasmi, ähvarduste või ropendamise kasutamist, nii et näete välja võimalikult professionaalne. Loetlege kõik oma kaebused ja jätke oma e -kirja sisu 1 lõigu juurde, kui võimalik, nii et e -kiri keskenduks käsitletavale teemale.
- Näiteks kui teid potentsiaalse töö pärast tagasi lükati, võite öelda midagi sellist: „Mul on kahju kuulda, et otsustasite minna teises suunas. Ootasin võimalust, nii et olen pettunud otsuses palgata keegi teine.”
- Kui kirjutate oma töökaaslasele või töötajale oma pettumuse väljendamiseks, võite öelda midagi sellist: „Mulle on teada jõudnud, et teatud eeskirju ja protseduure ei järgita õigesti. Eeskirjad on olemas põhjusel, seega on pettumus teada saada, et neid on ignoreeritud.”
Samm 6. Hoidke oma keel ja toon lugupidav kogu meilisõnumi vältel
Kasutage ametlikku ja lugupidavat keelt, et oma pettumust selgelt edasi anda, ilma et saaja tunneks, nagu ründaksite teda isiklikult. Kujutage ette, kuidas kirjutist tajutaks, kui seda loeks keegi teine või kui see avalikustataks, ja kujundaks teie kirjutise enda professionaalseks esinduseks.
- Kui saadate töötajale või juhile e -kirju, on võimalik, et teie e -kirju võidakse jagada teiste inimestega, seega on oluline, et teie kiri oleks lugupidav ja professionaalne.
- Näiteks selle asemel, et öelda midagi sellist: „Ma ei saa aru, mis on teie probleem ja miks te keeldute protseduurist,” öelge midagi sellist: „Nagu me varem arutasime, on protseduurid loodud selleks, et hoida kõik ühel ja samal viisil. lehel, nii et neid peaks jälgima kõik.”
Samm 7. Lõpetage oma e -kiri positiivse noodiga ja kutsuge tegutsema
Lõpetage oma e -kiri, lisades praktilist teavet, näiteks koosoleku korraldamine või adressaadi kutsumine teie juurde, kui tal on küsimusi. Lisage ka mõned positiivsed noodid. Nimetage asju, mille üle olete õnnelik, või kiitke inimest selle eest, mida ta on hästi teinud, nii et nad tunneksid, et te ei röövi neid lihtsalt, vaid ka nende parimad huvid.
- Näiteks võite oma intervjueerijale öelda: „Aga ma olen tänulik võimaluse eest teie ettevõttega intervjueerida. Palun andke mulle teada, kui tulevikus midagi avaneb!”
- Kui kirjutate töötajale või töökaaslasele, proovige midagi sellist: „Ma tean, et olete selle nimel palju vaeva näinud, tahtsin lihtsalt juhtida teie tähelepanu probleemidele, et saaksite silma peal hoida tulevaste võimalike probleemide eest.”
Samm 8. Enne e -kirja saatmist lugege seda kõvasti
Võtke hetk, et lugeda kogu oma e -kiri valjusti, et saaksite kuulda oma kirjutamise tooni ja õigekirja- või grammatikavigade korrektuuri. Kui leiate kirjavigu, kirjavigu või kohmetut keelt, parandage see! Kui teie toon on liiga pehme või liiga karm, reguleerige keelt nii, et see oleks professionaalne, kuid kindel. Kui olete sellega rahul, saatke see inimesele, kellele see on ette nähtud.
- Samuti võite lasta sõbral või töökaaslasel enne e -kirja saatmist selle üle lugeda, et veenduda, kas see kõlab hästi.
- Õigekirjavead või puuduvad sõnad võivad teie e -posti mõju tõepoolest ära visata, nii et võtke aega oma kirjutise korrektuuriks.
Meetod 2/3: ametliku kaebuskirja kirjutamine
Samm 1. Saatke ettevõttele kiri või kui teil pole õnnestunud vastust saada
Kui olete tootes või ettevõtte käitumises pettunud, on kaebuse üksikasjaliku kirja kirjutamine kõige professionaalsem viis nendega suhtlemiseks. Kui teil pole õnnestunud kellegagi muul viisil ühendust saada, kasutage viimase võimalusena ametlikku kirja, et väljendada oma pettumust ja täpsustada oma probleeme.
Võite kirja kasutada ka viimase katsel tõestamaks, et proovisite kellegagi ühendust võtta, et temaga oma probleemi arutada
Samm 2. Esitage oma küsimus esimeses lauses selgelt
Olenemata sellest, milles olete pettunud, tehke see kohe selgeks, pannes selle oma kirja esimesse lausesse. Olge otsekohene ja lühike ning öelge oma probleem või kaebus selgelt ja professionaalselt, et määrata kogu kirja toon.
- Näiteks kui kirjutate ettevõttele, et kaevata teid puudutava poliitika üle, võite alustada sõnadega: „Kirjutan, et väljendada oma pettumust ja pettumust teie ettevõtte tagastuspoliitika pärast.”
- Kui kirjutate kirja kellelegi, kellega pole õnnestunud ühendust võtta, proovige alustada millegi sarnasega: „Kirjutan seda kirja seoses sellega, et te ei vastanud minu küsimustele tagatisraha kohta pärast seda, kui te ei saanud ühendust teile telefoni või e -posti teel.”
Samm 3. Kasutage oma kirja sisu, et lisada oma probleemiga seotud üksikasju ja teavet
Kui olete oma pettumuse ja probleemi välja öelnud, lisage ülejäänud kirjale konkreetsed üksikasjad ja teave, et oma kirja laiendada ja oma pettumust selgitada. Märkige kõik sammud, mida olete probleemi lahendamiseks võtnud, ja ka jõupingutused, mida olete teinud, et nendega abi saada.
Näpunäide:
Kui olete proovinud nendega ühendust võtta või nad on lubanud teie muredele tähelepanu pöörata, mainige kuupäevi, millal proovisite nendega ühendust võtta või nad lubasid probleemi lahendada.
Samm 4. Vältige oma kirjas vihast, sarkastilist või ähvardavat keelt
Hoidke kogu oma kirja jooksul oma keel ja toon ametlik ja professionaalne. Ärge kunagi kasutage roppusi ega ähvardavat keelt ning vältige sarkasmi, nii et teie kirjutis tundub võimalikult professionaalne.
- Kui peate kunagi esitama oma kirja kohtuasja jaoks, soovite end võimalikult professionaalseks muuta.
- Kirumine või vägivaldse keele kasutamine muudab sind agressiivseks ja ebaprofessionaalseks.
Samm 5. Lisage oma kaebusega seotud dokumentide koopiad
Kui teil on pilte, lepinguid või muid dokumente, mis teie väiteid kinnitavad või tõendavad, tehke neist koopia ja lisage need oma kirjale. Veenduge, et viitate neile oma kirjas, et lisada teie esitatud väidetele veelgi rohkem kehtivust.
Näiteks võite oma kirjas öelda midagi sellist: „Olen lisanud pilte valmistoote väljanägemisest, mis, nagu näete, pole kaugeltki rahuldav.”
Samm 6. Pärast järelduse tegemist lisage oma kontaktandmed
Lõpetage oma kiri lõiguga, mis võtab kokku teie peamised probleemid ja meetmed, mida soovite nende lahendamiseks võtta. Kui soovite, et isik või ettevõte võtaks teiega ühendust, et proovida probleemi lahendada või asja edasi arutada, lisage kindlasti oma kontaktandmed selle lõppu.
- Allkirjastage kiri ametliku lõpuga, näiteks „Teie, siiralt”, „Lugupidamisega” või „Lugupidamisega”, millele järgneb teie nimi.
- Andke telefoninumber või e -posti aadress, mida soovite, et nad teiega ühendust võtaksid.
Samm 7. Saatke kiri sertifitseeritud postiga, nii et see tuleb allkirjastada
Kasutage sertifitseeritud posti või kirjade kohaletoimetamise võimalust, mis nõuab, et adressaat sellele alla kirjutaks, nii et teil oleks tõend selle kättesaamise kohta. Säilitage kviitung juhuks, kui teil on kunagi vaja tõestada, et kirjutasite neile kirja, või esitage see kohtuasja jaoks.
3. meetod 3 -st: professionaalselt kellegagi rääkimine
Samm 1. Rääkige kellegagi otse, kui te ei soovi seda salvestada
Kui eelistate väljendada oma pettumust ilma paberijälgeta või muretsemata selle pärast, et teie vestlust hiljem kontrollitakse, on õige viis silmast silma vestlus. Lisaks võimaldab otsene vestlus kellegagi hinnata tema reaktsioone ja lisab isikupära.
- Samuti võib sageli olla palju kiirem lihtsalt rääkida kellegagi, kellega olete pettunud.
- Kellegagi rääkimine võimaldab teil kasutada oma kehakeelt ja hääletooni, et oma pettumust või pettumust tõeliselt edasi anda.
Samm 2. Paluge inimesel teiega privaatselt kohtuda, et probleemi arutada
Rääkige inimesega teistest inimestest eemal, et saaksite end vabalt väljendada, ilma et peaksite neid piinlikkust tundma. Planeerige kohtumine või paluge neil kohtuda kusagil, näiteks konverentsisaalis, kontoris või isegi kohvikus, et see oleks professionaalsem.
- Helistage neile või saatke neile e -kiri, et küsida, mis aeg ja koht on nende jaoks parim.
- Kui leiate end olukorrast, kus te ei saa oma pettumust privaatselt avaldada, proovige jääda võimalikult professionaalseks ja kontrollige oma meelerahu.
Näpunäide:
Kui teil on vaja nendega kohe rääkida, öelge neile midagi sellist: „Kas teil on kiire hetk? Ma pean teiega rääkima.”
Samm 3. Alustage vestlust, tänades neid ja küsides, kuidas neil läheb
Enne kui hakkate oma pettumust väljendama, võtke hetk aega, et tänada inimest, kes leidis aega teiega kohtumiseks ja tema meeleolu hindamiseks. Küsige neilt, kuidas neil läheb ja kas nad on valmis teiega sel teemal rääkima. Kui nad tunduvad vihased või ärritunud, proovige neid rahustada või oodake, kuni saate nendega hiljem rääkida. Kui need tunduvad korras, siis jätkake ja asuge oma probleemi või probleemi arutama.
- Paremal jalal alustamine aitab vestlusel sujuvalt ja professionaalselt sujuda.
- Näiteks võiksite öelda näiteks: „Tänan teid väga teie aja eest. Ma ei võta liiga kaua aega, ma pean lihtsalt teiega midagi arutama.”
4. Esitage oma kaebus selgelt ja otse
Rääkige inimesele, miks olete pettunud, kasutades konkreetset ja emotsioonideta keelt. Olge otsekohene ja objektiivne ning loetlege kõik rahulolematuse põhjused, kuid vältige nende petmist valede tegude loendiga. Kasutage oma tunnete edastamiseks rahulikku professionaalset keelt ja vältige hääle tõstmist või roppuste kasutamist.
- Karjumine ja sõimamine muudavad teid ainult agressiivseks ja ebaprofessionaalseks.
- Näiteks öelge neile, kuidas te end tunnete, ilma liigse emotsioonita. Võite öelda midagi sellist: „Kui teete midagi sellist, tekitab minus tõesti tunde, et teid ei huvita, kuidas see mind mõjutab, ja ausalt öeldes on see valus ja pettumust valmistav.
Samm 5. Enne koosoleku lõpetamist küsige neilt, kas neil on küsimusi
Kui olete oma pettumust väljendanud ja põhjendusi selgitanud, andke inimesele võimalus rääkida. Küsige neilt, kas neil on teie jaoks küsimusi või on neil midagi ebaselget, mida te neile ütlesite, et ei tekiks segadust. Seejärel tänage neid enne vestluse lõpetamist teiega kohtumise eest.
Võimalusel pakkuge lahendusi või parandusi tulevikuks
Näpunäiteid
- Ärge kunagi tippige meili, kirjutage kirja ega rääkige, kui olete vihane. Enne alustamist tehke paar hingetõmmet, et end rahustada, nii et teil oleks selge pea.
- Vältige vestlust kellegagi teiste inimeste ees. Oodake, kuni nad saavad vestelda ja nendega privaatselt kohtuda.
